W dniu 08.09.2019 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 18.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich Związku Stowarzyszeń Fandom Polski:
Stowarzyszenie Fantasmagoria
Gdański Klub Fantastyki
Klub Fantastyki Druga Era
Krakowska Sieć Fantastyki
Mińska Gildia Fantastyki
Podlaskie Towarzystwo Miłośników Fantastyki
Stowarzyszenie Avangarda
Stowarzyszenie Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF
Śląski Klub Fantastyki
Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra
Opolski Klub Fantastyki Fenix
Przewodniczył Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Gruca.
Paweł Ostrowski przedstawił proponowany porządek obrad:
1. Słowo wstępu od Zarządu.
2. Polcon 2020/2021
3. Plan na 2020 z Nagrodą/konwent w randze Polconu
4. Polcon, quo vadis?
5. Kongres
6. Promocja Nagrody 2020
7. Stan finansów związku
Ad. 1
Prezes Zarządu ZSFP Paweł Ostrowski poinformował, ze nie będzie kandydował w przyszłorocznych wyborach do Zarządu. Podobną informację przekazali Skarbnik Bogusław Gwozdecki, Wiceprezes ds. Nagrody Elżbieta Gepfert oraz Sekretarz Iga Gruca. W związku z powyższym została skierowana prośba do klubów zrzeszonych o przygotowanie odpowiednich kandydatur do Zarządu. Witold Siekierzyński poprosił, aby w miarę możliwości Prezes był z Warszawy bądź często tam bywał, w związku z odbieraniem przesyłek poleconych.
Ad. 2
Wojciech Sedeńko przedstawił propozycję organizacji Polconu 2020 lub 2021 w Olsztynie. Wywiązała się dyskusja. Wojciech Sedeńko wykazał gotowość organizacji obu Polconów, informując, ze jest w stanie zorganizować Polcon z rocznym wyprzedzeniem. W głosowaniu klubów wybrano rekomendację dla Forum Fandomu, aby w 2020 r. został zorganizowany konwent w randze Polconu w Opolu.
Ad. 3
Przedstawiono propozycję, aby sprzedawać akredytację wspierającą zarówno w przedsprzedaży jak i na miejscu. Wywiązała się dyskusja na temat kosztu akredytacji wspierającej oraz zawartości pakietu wysyłanego do osób, które ją wykupiły.
Ad. 4
Marta Markowska przedstawiła prezentację Quo vadis, Polcon, zawierającą propozycję rozwiązań pomagających rozwiązać kryzys polconowy.
Ad. 5
Kongres odbędzie się w marcu 2020r. w Poznaniu. Będzie skupiał się na dobrych praktykach, jak co roku zostaną przygotowane publikacje.
Ad. 6
Elżbieta Gepfert opowiedziała krótko o działaniach promujących Nagrody (tomik, targi). Podniosła kwestię scenariusza Gali na obecnym Polconie.
Ze względu na wyczerpanie przypisanego czasu, obrady rady zakończyły się.