W dniu 09.12.2017 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 12.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich:
- Gdański Klub Fantastyki
- Krakowska Sieć Fantastyki
- Podlaskie Towarzystwo Miłośników Fantastyki
- Śląski Klub Fantastyki
- Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra
- Opolski Klub Fantastyki Feniks
Przewodniczył Bogusław Gwozdecki, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Wywiązała się dyskusja na temat kosztów antologii (patrz załącznik nr 1).
2. W toku dyskusji pojawił się pomysł opracowania ujednoliconego systemu akredytacji dla Polconów.
3. Maciej Pitala przedstawił projekt prowadzenia fanpage’ów oraz stron internetowych związanych z ZSFP oraz Nagrodą Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla:
– usunięcie starego fanpage’a ZSFP (ze względu na brak możliwości zbudowania zasięgów) oraz stworzenie nowego,
– odświeżenie oraz utrzymanie stron www.
4. Marta Markowska oraz Maciej Pitala opowiedzieli o promocji poza granicami Polski. Zaapelowali do organizatorów imprez o przekazanie gadżetów promocyjnych na cele promocji zagranicznej. Przedstawili także pomysł stworzenia nakładki anglojęzycznej dla stron www ZSFP oraz Nagrody.
5. Maciej Pitala zaapelował do klubów oraz organizatorów imprez o wykupienie reklamy-cegiełki w publikacji przygotowywanej na KONgres.
Załącznik nr 1
do protokołu z Rady Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” z 09.12.2017
Podsumowanie dyskusji na temat kosztów antologii sporządzone przez Martę Markowską:
Pomysły na poprawę promocji nagrody Zajdla oraz antologii zajdlowej:
W toku dyskusji pojawiło się wiele spostrzeżeń dotyczących roli, jaką antologia ma spełniać. W założeniu ma pełnić rolę promocyjną, trafiając do ludzi, którzy nie znają nagrody, będą mieli możliwość poznania zarówno nagrody, jak i utworów nominowanych. Jak to obecnie wychodzi w praktyce? Mamy grupę, która antologie kolekcjonuje i jak tylko startuje akredytacja na Polcon, ruszają do komputerów, żeby mieć pewność, że będą w pierwszej 500. Drugiej grupie, teoretycznie docelowej, antologia wydaje się obojętna, co niestety potwierdzają egzemplarze porzucone w koszu lub używane jako deska do krojenia.
Jest jeszcze jedna grupa odbiorców – biblioteki. Tu mamy głos zwrotny, tzn. “dziękujemy za antologie, są super“. Jest to niestety grupa, która pożera duża część kosztów antologii, tj. przesyłkę.
Szukamy więc sposobu, aby antologia trafiła do osób zainteresowanych, mniejszym kosztem i z mniejszymi stratami egzemplarzy na konwencie.
Jak to zrobić?
Wysłanie zapytania do bibliotek wojewódzkich i opracowanie modelu dystrybucji 1 paczka = 1 województwo. Wówczas biblioteki rozdysponują egzemplarze we własnym zakresie. Można też popracować nad dostarczeniem paczki z antologiami do bibliotek (wojewódzkich) osobiście. Tym punktem zadeklarował się zająć Marcin Kłak.
Ograniczenie strat egzemplarzy na konwencie:
Możliwość zwrotu antologii w punkcie do tego wyznaczonym. Plusy: zwrot egzemplarzy. Minusy: akredytacja musi informować o możliwości, spowolnienie akredytacji, część osób to oleje, antologie mogą wracać zniszczone.
Odbiór antologii za talon dodawany do materiałów. Minusy: akredytacja wkłada talon do badgy. Plusy: odzysk egzemplarzy, talon jest reklamą sam w sobie (uczestnik, który nie wie, o co chodzi, może pójść się zorientować w punkcie odbioru, czyli na stoisku Zajdla, gdzie mamy charyzmatycznych i dobrze poinformowanych ludzi). Jak wspomóc odbiór? Plakaty z hasłem “Czy TY odebrałeś już antologię?”.
Checkbox w formularzu akredytacji. Minusy – nie pełni roli promocyjnej w takiej formie, w jakiej byśmy chcieli. Plusy – mamy pewność, że antologia trafia do ludzi, którzy naprawdę jej chcą.
Po dyskusji uznaliśmy, że dobrym pomysłem jest połączenie rozwiązań, tj. checkbox (dla nas, czekających, kolekcjonujących) oraz talony (na zasadzie: kto pierwszy, ten lepszy, każdy uczestnik dostaje talon i ma szansę odebrać antologię). Co do talonów: mamy opcję rozwojową, tj. loteria dla osób, które nie zdążyły odebrać – zostawiamy 10 antologii, rozlosowujemy je np. na gali nagrody i te osoby dostają antologie od razu z podpisami laureatów – lub dorzucamy do puli po 1 egzemplarzu powieści nominowanych, tu konieczność zapytania wydawnictw.
Minusy – upewnienie się, czy to nie będzie niezgodne z ustawą o grach hazardowych.