Rada Fandomu, 30 listopada 2021

Protokół nr 1/11/ZSFP/2021 z posiedzenia Rady Fandomu

Odbytego dnia 30 listopada 2021 roku za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) rozpoczęło się o godz. 19:15 dnia 30 listopada 2021 roku. Posiedzenie odbyło się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (serwer Discord „Fandom Polski”) za uprzednią wiedzą i zgodą przedstawicieli organizacji członkowskich. Serwer Discord zapewniał:

  1. Transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
  2. Dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której przedstawiciele organizacji członkowskich mogli wypowiadać się w toku obrad,
  3. Wykonywanie osobiście prawa głosu w toku posiedzenia.

Obecni byli przedstawiciele organizacji członkowskich ZSFP:

  1. Gdańskiego Klubu Fantastyki
  2. Klubu Fantastyki „Druga Era”
  3. Krakowskiej Sieci Fantastyki
  4. Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki „Avangarda”
  5. Stowarzyszenia Fantasmagoria
  6. Stowarzyszenia Miłośników Erpegów i Fantastyki SMERF
  7. Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach
  8. Zielonogórskiego Klubu Fantastyki Ad Astra
  9. Stowarzyszenia OKF Fenix
  10. Fundacji Historia Vita.

W związku z osiągnięciem kworum wymaganego statutem, rada posiadała zdolność podejmowania ważnych uchwał. Posiedzeniu przewodniczył Michał Szymański, Prezes Zarządu ZSFP.

  1. Posiedzenie rozpoczęto od wyboru protokolanta. Do protokołowania zgłosił się Marcin Kłak z Krakowskiej Sieci Fantastyki. Kandydaturę przyjęto przez aklamację.
  2. Z przyczyn losowych przewodniczący zaproponował zmianę porządku obrad na następujący:
    1. Raport z bieżących projektów zarządu Związku
    2. Wybór komisji skrutacyjnej
    3. Przegląd członków ZSFP pod kątem obecności na Radach Fandomu
    4. Prezentacja Imladrisu jako kandydata do rangi Polconu 2022
    5. Głosowanie w sprawie potwierdzenia przyznania prawa do organizacji Polconu 2022 Fundacji Historia Vita
    6. Informacja o możliwości odbycia stażu polconowego
    7. Wolne wnioski
  3. Raport z bieżących projektów zarządu Związku:
    1. Procedury i warsztaty dotyczące przeciwdziałania przemocy seksualnej na konwentach
      1. Trwają rozmowy z przedstawicielami organizacji pozarządowych chętnych do udziału w projekcie oraz z Policją. Zarząd zachęca do zgłaszania pomocy w realizacji projektu, w tym np. case studies na potrzeby przyszłych szkoleń i dokumentów.
      2. Na przełom stycznia i lutego planowane są spotkania przeznaczone na szkolenia oraz prace nad poradnikiem dla organizatorów konwentów.
      3. Jeśli uda się uzyskać zgodę ZKF Ad Astra, ewaluacja projektu zostanie przeprowadzona na przyszłorocznym KONgresie.
    2. Identyfikacja wizualna dla ZSFP, Polconu i Nagrody im. Janusza A. Zajdla
      1. Ustalono, że wprowadzenie spójnej identyfikacji wizualnej dla ww. bytów jest dobrym pomysłem
      2. Przedstawiono propozycje logotypów, na razie bez księgi znaku i z zaznaczeniem, że prace nadal trwają
      3. Odbyła się krótka dyskusja na temat projektów, w ramach której padły następujące uwagi:
        1. Zwrócono uwagę na nieczytelność litery „Z” w słowie „Zajdel” oraz „P” w „Polcon”
        2. Napisy pod logotypami są zbyt małe w stosunku do rozmiarów logotypów
        3. Obrys statuetki Zajdla „nabity” na ramię gwiazdy może prowokować niezamierzenie zabawne skojarzenia
        4. Litera „F” w gwieździe wygląda jak bunkier
        5. Litera „P” w gwieździe wygląda jak wieszak
        6. Zaproponowano rozesłanie projektu do klubów w celu zebrania uwag
        7. Pochwalono ujednolicenie identyfikacji wizualnej
  4. Wybór komisji skrutacyjnej
    1. Do komisji zgłosili się Mikołaj Kowalewski ze Stowarzyszenia „Avangarda” oraz Daniel Wójtowicz z Fundacji „Historia Vita”. Obie kandydatury zostały przyjęte (10 głosów za, 0 przeciw, 0 wstrzymujących)
  1. Przegląd członków ZSFP pod kątem obecności na Radach
    1. Przewodniczący zwrócił uwagę na fakt, że Mińska Gildia Fanów Fantastyki od dłuższego czasu nie pojawia się na posiedzeniach Rady. Z przedstawicielami Gildii udało się skontaktować dwukrotnie w tym roku i za każdym razem przejawiali oni chęć dalszego uczestniczenia w działalności Związku. Zaproponowano, by podjąć kolejną próbę kontaktu, wyjaśnić sytuację i przypomnieć o obowiązkach członków Związku oraz o możliwości zawieszenia członkostwa. Wniosek przyjęto przez aklamację.
  2. Prezentacja Imladrisu
    1. Julia Kumecka oraz Radosław Polański przedstawili się jako koordynatorka i zastępca koordynatorki imprezy
    2. Formalni organizatorzy tegorocznej edycji to Fundacja „Historia Vita” jako organizator główny i Stowarzyszenie Krakowska Sieć Fantastyki jako współorganizator
    3. Przedstawiono historię konwentu i jego obecną formę
    4. Przedstawiono powody, dla których Fundacja postanowiła ubiegać się o organizację Polconu (jubileuszowa edycja Imladrisu, 20. rocznica ostatniego Polconu w Krakowie, Kraków jako istotny ośrodek kulturalny, okazja do zintegrowania krakowskiego środowiska fantastów)
    5. Proponowana data: 11-13 listopada 2022. Organizatorzy zdają sobie sprawę z ryzyka epidemicznego. Odbyły się rozmowy ze szkołą na temat potencjalnych zabezpieczeń. Fakt, że 11 listopada jest wolnym od pracy piątkiem, pozwoli na wydłużenie czasu trwania konwentu
    6. Lokalizacja główna: XLII LO w Krakowie
      1. Trwają dyskusje o współpracy z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Krakowie (obaj organizatorzy mają historię owocnej współpracy z tą instytucją)
      2. Rozważana lokalizacja dodatkowa – Małopolski Ogród Sztuki
      3. Proponowane puby konwentowe – Classic Rock Club Kraków lub R’lyeh Cafe (lokalizacja mniej preferowana ze względu na odległość od XLII LO)
      4. Rozważane lokalizacje dla gali wręczenia Nagrody im. Janusza A. Zajdla:
        1. Teatr Groteska – dwie sale spełniające wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
        2. Akademia Sztuk Teatralnych w Krakowie – jedna sala spełniająca wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
        3. Aula Wydziału Polonistyki UJ przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
        4. Aula Uniwersytetu Pedagogicznego przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
    7. Limit uczestników – 1000 osób, może ulec zmianie ze względu na regulacje pandemiczne
    8. Baza noclegowa – 30 000 miejsc dostępnych na terenie Krakowa. Trwają rozmowy z akademikami AGH. Nocleg w salach na terenie konwentu nie jest planowany.
    9. Przedstawiono koordynatorów działów
    10. Przedstawiono proponowane ceny akredytacji z zastrzeżeniem, że mogą się one zmienić ze względu na inflację:
      1. Preakredytacja
        1. Pełna – 75 PLN
        2. Smoczy mecenat (wsparcie konwentu + pełna akredytacja + gadżety) – powyżej 100 PLN
        3. Wspierająca – 20 PLN
      2. W dniu imprezy (może być niedostępna w przypadku wyczerpania limitu miejsc):
        1. Pełna – 85 PLN
        2. Piątek – 40 PLN
        3. Sobota – 50 PLN
        4. Niedziela – 30 PLN
        5. W odpowiedzi na pytanie o wpłatę na Fundusz Nagrody zadeklarowano, że z każdej pełnej akredytacji zostanie przekazane 5 PLN, podobnie jak w poprzednich latach na płatnych imprezach
    11. Poproszono o udostępnienie prezentacji na serwerze Discord
    12. Zasugerowano rezerwację miejsca w pubie konwentowym w czwartek wieczór – sugestia została przyjęta entuzjastycznie przez organizatorów i zarząd ZSFP
  3. Głosowanie w sprawie potwierdzenia przyznania prawa do organizacji Polconu fundacji Historia Vita: 10 głosów za, 0 przeciw, 0 wstrzymującyh
  1. Informacja o możliwości odbycia stażu polconowego – podczas spotkania ewaluacyjnego Bachanaliów Fantastycznych w randze Polconu zaproponowano umożliwienie potencjalnym chętnym do organizacji przyszłych Polconów wglądu w proces organizacyjny w celu zdobycia praktycznej wiedzy i orientacji w temacie. Organizatorzy Imladrisu-Polconu są skłonni dać chętnym taką możliwość. Poproszono przedstawicieli klubów o przekazywanie tej informacji dalej.
  2. Wolne wnioski
    1. Padło pytanie o istotne tematy do poruszenia na Radzie planowanej podczas Nordconu. Odpowiedź zarządu ZSFP:
      1. Przedstawione zostanie sprawozdanie z działalności ZSFP za ostatnie pół roku
      2. Odbędzie się głosowanie nad absolutorium dla Zarządu Związku
      3. Poruszona zostanie propozycja stworzenia bazy wzorów umów na użytek klubów
  3. Wobec braku kolejnych wolnych wniosków, przewodniczący zakończył spotkanie.