Protokół nr 1/11/ZSFP/2021 z posiedzenia Rady Fandomu
Odbytego dnia 30 listopada 2021 roku za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) rozpoczęło się o godz. 19:15 dnia 30 listopada 2021 roku. Posiedzenie odbyło się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (serwer Discord „Fandom Polski”) za uprzednią wiedzą i zgodą przedstawicieli organizacji członkowskich. Serwer Discord zapewniał:
- Transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
- Dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której przedstawiciele organizacji członkowskich mogli wypowiadać się w toku obrad,
- Wykonywanie osobiście prawa głosu w toku posiedzenia.
Obecni byli przedstawiciele organizacji członkowskich ZSFP:
- Gdańskiego Klubu Fantastyki
- Klubu Fantastyki „Druga Era”
- Krakowskiej Sieci Fantastyki
- Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki „Avangarda”
- Stowarzyszenia Fantasmagoria
- Stowarzyszenia Miłośników Erpegów i Fantastyki SMERF
- Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach
- Zielonogórskiego Klubu Fantastyki Ad Astra
- Stowarzyszenia OKF Fenix
- Fundacji Historia Vita.
W związku z osiągnięciem kworum wymaganego statutem, rada posiadała zdolność podejmowania ważnych uchwał. Posiedzeniu przewodniczył Michał Szymański, Prezes Zarządu ZSFP.
- Posiedzenie rozpoczęto od wyboru protokolanta. Do protokołowania zgłosił się Marcin Kłak z Krakowskiej Sieci Fantastyki. Kandydaturę przyjęto przez aklamację.
- Z przyczyn losowych przewodniczący zaproponował zmianę porządku obrad na następujący:
- Raport z bieżących projektów zarządu Związku
- Wybór komisji skrutacyjnej
- Przegląd członków ZSFP pod kątem obecności na Radach Fandomu
- Prezentacja Imladrisu jako kandydata do rangi Polconu 2022
- Głosowanie w sprawie potwierdzenia przyznania prawa do organizacji Polconu 2022 Fundacji Historia Vita
- Informacja o możliwości odbycia stażu polconowego
- Wolne wnioski
- Raport z bieżących projektów zarządu Związku:
- Procedury i warsztaty dotyczące przeciwdziałania przemocy seksualnej na konwentach
- Trwają rozmowy z przedstawicielami organizacji pozarządowych chętnych do udziału w projekcie oraz z Policją. Zarząd zachęca do zgłaszania pomocy w realizacji projektu, w tym np. case studies na potrzeby przyszłych szkoleń i dokumentów.
- Na przełom stycznia i lutego planowane są spotkania przeznaczone na szkolenia oraz prace nad poradnikiem dla organizatorów konwentów.
- Jeśli uda się uzyskać zgodę ZKF Ad Astra, ewaluacja projektu zostanie przeprowadzona na przyszłorocznym KONgresie.
- Identyfikacja wizualna dla ZSFP, Polconu i Nagrody im. Janusza A. Zajdla
- Ustalono, że wprowadzenie spójnej identyfikacji wizualnej dla ww. bytów jest dobrym pomysłem
- Przedstawiono propozycje logotypów, na razie bez księgi znaku i z zaznaczeniem, że prace nadal trwają
- Odbyła się krótka dyskusja na temat projektów, w ramach której padły następujące uwagi:
- Zwrócono uwagę na nieczytelność litery „Z” w słowie „Zajdel” oraz „P” w „Polcon”
- Napisy pod logotypami są zbyt małe w stosunku do rozmiarów logotypów
- Obrys statuetki Zajdla „nabity” na ramię gwiazdy może prowokować niezamierzenie zabawne skojarzenia
- Litera „F” w gwieździe wygląda jak bunkier
- Litera „P” w gwieździe wygląda jak wieszak
- Zaproponowano rozesłanie projektu do klubów w celu zebrania uwag
- Pochwalono ujednolicenie identyfikacji wizualnej
- Procedury i warsztaty dotyczące przeciwdziałania przemocy seksualnej na konwentach
- Wybór komisji skrutacyjnej
- Do komisji zgłosili się Mikołaj Kowalewski ze Stowarzyszenia „Avangarda” oraz Daniel Wójtowicz z Fundacji „Historia Vita”. Obie kandydatury zostały przyjęte (10 głosów za, 0 przeciw, 0 wstrzymujących)
- Przegląd członków ZSFP pod kątem obecności na Radach
- Przewodniczący zwrócił uwagę na fakt, że Mińska Gildia Fanów Fantastyki od dłuższego czasu nie pojawia się na posiedzeniach Rady. Z przedstawicielami Gildii udało się skontaktować dwukrotnie w tym roku i za każdym razem przejawiali oni chęć dalszego uczestniczenia w działalności Związku. Zaproponowano, by podjąć kolejną próbę kontaktu, wyjaśnić sytuację i przypomnieć o obowiązkach członków Związku oraz o możliwości zawieszenia członkostwa. Wniosek przyjęto przez aklamację.
- Prezentacja Imladrisu
- Julia Kumecka oraz Radosław Polański przedstawili się jako koordynatorka i zastępca koordynatorki imprezy
- Formalni organizatorzy tegorocznej edycji to Fundacja „Historia Vita” jako organizator główny i Stowarzyszenie Krakowska Sieć Fantastyki jako współorganizator
- Przedstawiono historię konwentu i jego obecną formę
- Przedstawiono powody, dla których Fundacja postanowiła ubiegać się o organizację Polconu (jubileuszowa edycja Imladrisu, 20. rocznica ostatniego Polconu w Krakowie, Kraków jako istotny ośrodek kulturalny, okazja do zintegrowania krakowskiego środowiska fantastów)
- Proponowana data: 11-13 listopada 2022. Organizatorzy zdają sobie sprawę z ryzyka epidemicznego. Odbyły się rozmowy ze szkołą na temat potencjalnych zabezpieczeń. Fakt, że 11 listopada jest wolnym od pracy piątkiem, pozwoli na wydłużenie czasu trwania konwentu
- Lokalizacja główna: XLII LO w Krakowie
- Trwają dyskusje o współpracy z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Krakowie (obaj organizatorzy mają historię owocnej współpracy z tą instytucją)
- Rozważana lokalizacja dodatkowa – Małopolski Ogród Sztuki
- Proponowane puby konwentowe – Classic Rock Club Kraków lub R’lyeh Cafe (lokalizacja mniej preferowana ze względu na odległość od XLII LO)
- Rozważane lokalizacje dla gali wręczenia Nagrody im. Janusza A. Zajdla:
- Teatr Groteska – dwie sale spełniające wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
- Akademia Sztuk Teatralnych w Krakowie – jedna sala spełniająca wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
- Aula Wydziału Polonistyki UJ przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
- Aula Uniwersytetu Pedagogicznego przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
- Limit uczestników – 1000 osób, może ulec zmianie ze względu na regulacje pandemiczne
- Baza noclegowa – 30 000 miejsc dostępnych na terenie Krakowa. Trwają rozmowy z akademikami AGH. Nocleg w salach na terenie konwentu nie jest planowany.
- Przedstawiono koordynatorów działów
- Przedstawiono proponowane ceny akredytacji z zastrzeżeniem, że mogą się one zmienić ze względu na inflację:
- Preakredytacja
- Pełna – 75 PLN
- Smoczy mecenat (wsparcie konwentu + pełna akredytacja + gadżety) – powyżej 100 PLN
- Wspierająca – 20 PLN
- W dniu imprezy (może być niedostępna w przypadku wyczerpania limitu miejsc):
- Pełna – 85 PLN
- Piątek – 40 PLN
- Sobota – 50 PLN
- Niedziela – 30 PLN
- W odpowiedzi na pytanie o wpłatę na Fundusz Nagrody zadeklarowano, że z każdej pełnej akredytacji zostanie przekazane 5 PLN, podobnie jak w poprzednich latach na płatnych imprezach
- Preakredytacja
- Poproszono o udostępnienie prezentacji na serwerze Discord
- Zasugerowano rezerwację miejsca w pubie konwentowym w czwartek wieczór – sugestia została przyjęta entuzjastycznie przez organizatorów i zarząd ZSFP
- Głosowanie w sprawie potwierdzenia przyznania prawa do organizacji Polconu fundacji Historia Vita: 10 głosów za, 0 przeciw, 0 wstrzymującyh
- Informacja o możliwości odbycia stażu polconowego – podczas spotkania ewaluacyjnego Bachanaliów Fantastycznych w randze Polconu zaproponowano umożliwienie potencjalnym chętnym do organizacji przyszłych Polconów wglądu w proces organizacyjny w celu zdobycia praktycznej wiedzy i orientacji w temacie. Organizatorzy Imladrisu-Polconu są skłonni dać chętnym taką możliwość. Poproszono przedstawicieli klubów o przekazywanie tej informacji dalej.
- Wolne wnioski
- Padło pytanie o istotne tematy do poruszenia na Radzie planowanej podczas Nordconu. Odpowiedź zarządu ZSFP:
- Przedstawione zostanie sprawozdanie z działalności ZSFP za ostatnie pół roku
- Odbędzie się głosowanie nad absolutorium dla Zarządu Związku
- Poruszona zostanie propozycja stworzenia bazy wzorów umów na użytek klubów
- Padło pytanie o istotne tematy do poruszenia na Radzie planowanej podczas Nordconu. Odpowiedź zarządu ZSFP:
- Wobec braku kolejnych wolnych wniosków, przewodniczący zakończył spotkanie.