W dniu 13.07.2018 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 18.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich Związku Stowarzyszeń Fandom Polski:
Stowarzyszenie Fantasmagoria
Gdański Klub Fantastyki
Klub Fantastyki Druga Era
Krakowska Sieć Fantastyki
Mińska Gildia Fantastyki
Podlaskie Towarzystwo Miłośników Fantastyki
Stowarzyszenie Avangarda
Stowarzyszenie Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF
Stowarzyszenie Wratislavia Fantastica
Śląski Klub Fantastyki
Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra
Opolski Klub Fantastyki Fenix
Klub Fantastyki Arkham
Przewodniczył Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Paweł Ostrowski przedstawił sprawozdanie z działalności związku:
– Ogłoszenie nominacja na Warszawskich Targach Fantastyki nałożyło się z terminem Pyrkonu; na WTK było obecnych mało osób (około 20), na dedykowanym punkcie programu w sobotę na Pyrkonie, mimo braku dużej promocji, więcej – około 30.
– Współpracę z Instytutem Książki w Krakowie omówiła Elżbieta Gepfert. Została podpisana umowa o profesjonalne tłumaczenie fragmentów utworów nagrodzonych Nagrodą Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla dla celów promocji zagranicznej. Jest już gotowy pierwszy fragment powieści Krzysztofa Piskorskiego „Czterdzieści i Cztery” („Four and Fourty”). Trwają rozmowy z Allegro w sprawie udostępnienia praw autorskich dla tłumaczenia „Wywiadu z Borutą”. Powstanie strona internetowa Zajdel Award Winners zawierająca notki biograficzne, informacje o Januszu A. Zajdlu i o Nagrodzie. Adres oraz hosting już jest. Jedynym kosztem jest koszt domeny.
– Elżbieta Gepfert zachęciła do zakupu tomiku poezji JA Zajdel jako cegiełki na działalność ZSFP. Wersja elektroniczna tomiku ukaże się 16 lipca 2018.
– Maciej Pitala przedstawił sprawozdanie z KONgresu 2018. Zgromadził około 100 uczestników, odbyło się kilkadziesiąt punktów programu. Publikacja KONgresowa w formie papierowej zyskała bardzo dobry odbiór, wkrótce ukaże się wersja elektroniczna. KONgres 2019 odbędzie się w Krakowie w marcu 2019.
– Marcin Kłak zapowiedział, że po wakacjach organizatorzy KONgresu 2019 przedstawią więcej szczegółów oraz rozpoczną nabór do publikacji.
– Magdalena Stonawska zaprezentowała stronę fandom.org.pl oraz przedstawiła plany rozwoju strony. Wywiązała się dyskusja.
– Bogusław Gwozdecki przedstawił stan finansów Związku na dzień 13.07.2018 r.:
Przychody w 2018 roku: 10 475,40 zł
Wydatki w 2018 roku: 10 009,63 zł
Stan konta: 15 841,07 zł
– Paweł Ostrowski poinformował, że Adrian Tarnowski postanowił ufundować 5 statuetek Nagrody.
2. Złożono wniosek o warunkowe przyjęcie do Związku Stowarzyszeń Fandom Polski Stowarzyszenia Orkon – konwent larpów terenowych z siedzibą w Krakowie. Stowarzyszenie zawiązało się 20 marca 2018 r. Aktualnie stowarzyszenie jest w fazie rejestracji przez sąd rejestrowy. Założyciele wnieśli więc o podjęcie uchwały o przyjęcie w skład Związku warunkowo; uchwała wejdzie w życie z chwilą zakończenia procesu rejestracji i wpisu Stowarzyszenia do KRS. Założyciele zobowiązują się niezwłocznie poinformować Zarząd o dokonanym wpisie.
Wniosek o warunkowe przyjęcie w skład Związku Stowarzyszeń Fandom Polski Stowarzyszenia Orkon – konwent larpów terenowych z siedzibą w Krakowie został przyjęty jednogłośnie.
3. Złożono wniosek o zmianę brzmienia paragrafu 24 Statutu Związku poprzez dodanie ustępów 7-9:
„7. Uchwały stowarzyszeń członkowskich mogą zapadać również poza posiedzeniami Rady, za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zarządzenie w sprawie głosowania w powyższym trybie wydaje Prezes bądź Wiceprezes Zarządu, określając czas, nie krótszy niż 14 dni, w którym powinny być oddane głosy. Głos powinien być oddany na adres ogólny zarządu z kopią na adres sekretarza Zarządu. Uchwała jest ważna, gdy:
a) wszystkie stowarzyszenia członkowskie zostały powiadomione o treści projektu uchwały, na ostatni podany do wiadomości Zarządu adres e-mail stowarzyszenia członkowskiego służący do komunikacji w sprawach Związku, oraz
b) przynajmniej 2/3 stowarzyszeń członkowskich oddało głos w oznaczonym terminie, oraz
c) uchwały zapadają zwykłą większością głosów, chyba, że w danej sprawie Statut wymaga innej większości.
8. O powzięciu uchwały w trybie określonym w ust. 7 Zarząd bezzwłocznie informuje stowarzyszenia członkowskie, podając do wiadomości sposób głosowania przez poszczególne stowarzyszenia.
9. Powzięcie uchwały w trybie o którym mowa w ust. 7 jest wyłączone:
a) w sprawach wyboru i odwołania Zarządu i Komisji Rewizyjnej lub poszczególnych jej członków;
b) w sprawie rozwiązania Związku;
c) gdy co najmniej 1/3 stowarzyszeń członkowskich zgłosi sprzeciw wobec tego trybu głosowania.”
W toku dyskusji przypomniano, że Statut Związku nie był zmieniany od samego początku istnienia Związku. Maciej Pitala oraz Paweł Ostrowski dokonali przeglądu postanowień Statutu i przedstawili je Klubom drogą e-mailową. Zmiany wymagają jednak wnikliwej analizy, na co potrzeba czasu, co zgłaszała m.in. Avangarda. Już przed Polconem padła wobec powyższego propozycja, by Rada przedyskutowała oraz przyjęła „małą” zmianę, polegającą na możliwości zdalnego podejmowania uchwał. Następnie w toku dyskusji e-mailowej stowarzyszenia członkowskie wypracują akceptowane przez Kluby brzmienie Statutu i w zależności od sytuacji albo przyjmą treść Statutu korzystają z możliwości zdalnego podejmowania uchwał, albo podczas zebrania tj. Rady Fandomu.
W toku dyskusji, uzasadniając brzmienie ust. 7-9, Przewodniczący wskazał, że:
- przy głosowaniu zdalnym nie jest możliwe zachowanie tajności głosowania, w związku z czym sprawy, które Rada Fandomu rozstrzyga w tajnym głosowaniu, analogicznie nie mogą być przedmiotem głosowania zdalnego;
- tajne głosowanie Rady Fandomu odbywa się w każdej innej sprawie, jeżeli taki wniosek zostanie zgłoszony przez przedstawicieli co najmniej 1/3 stowarzyszeń członkowskich; ten sam próg powinien być więc zastosowany również dla żądania wyłączenia głosowania zdalnego w danej sprawie;
- wymagane na Radzie Fandomu quorum (2/3) znajdzie analogiczne zastosowanie dla głosowania zdalnego w ten sposób, że powzięcie uchwały będzie wymagać zdalnego oddania głosu przez co najmniej 2/3 stowarzyszeń członkowskich.
Wniosek o wprowadzenie do paragrafu 24 Statutu Związku nowych ust. 7 – 9 przyjęto jednogłośnie.
4. Podniesiono temat terminów Pyrkonu oraz Warszawskich Targów Fantastyki w kontekście ogłaszania nominacji do Nagrody. Wywiązała się dyskusja.
5. Maciej Pitala opowiedział o chęci współpracy ze strony organizatora Warszawskich Targów Fantastyki, niezależnie od ogłaszania podczas WTK nominacji.
6. Paweł Ostrowski przekazał informację na temat trzech wydawnictw (Powergraph, Mag oraz Genius Creations) które udostępnią bezpłatne miejsce na promocję Nagrody.
7. Sekretarz Zarządu Iga Zuchmantowicz zweryfikowała adresy e-mail Zarządów stowarzyszeń członkowskich.
8. Ze względu na wyczerpanie tematów oraz brak wolnych wniosków Paweł Ostrowski zakończył posiedzenie Rady.