Regulamin Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon i Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

Rozdział I: Postanowienia ogólne

  1. Przedmiot Regulaminu
    Niniejszy Regulamin, uchwalony przez Forum Fandomu, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady, zakres i warunki organizacji Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon, Forum Fandomu i przyznawania Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla.
  2. Definicje
    Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

    1. Akredytacja pełna – opłata uprawniająca do pełnego udziału w Polconie,
    2. Akredytacja wspierająca – opłata uprawniająca do otrzymania materiałów Polconu i do wzięcia udziału w wyborze laureatów Nagrody drogą korespondencyjną,
    3. Forum Fandomu – odbywające się w ramach Polconu zebranie fanów, otwarte dla wszystkich osób uczestniczących w Polconie,
    4. Klub – organizacja non profit posiadająca osobowość prawną, działająca na terenie Rzeczpospolitej Polskiej na rzecz propagowania fantastyki,
    5. Komisja Licząca – komisja licząca głosy oddane na Nagrodę przez Uczestników Polconu,
    6. Komisja Nominacyjna – komisja licząca głosy oddane na nominacje do Nagrody,
    7. Konwent w randze Polconu – wydarzenie o charakterze konwentu miłośników fantastyki posiadające odrębną od Polconu markę o zasięgu ogólnopolskim, wybrane spośród zgłoszonych kandydatur przez Forum Fandomu na gospodarza Rady Fandomu, Forum Fandomu, głosowania na Nagrodę oraz Gali Nagrody w danym roku,
    8. Nagroda – Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla,
    9. Organizator – Klub organizujący Polcon,
    10. Polcon – Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki Polcon, odbywający się jako samodzielne wydarzenie bądź jako Konwent w randze Polconu,
    11. Rada Fandomu – walne zebranie reprezentantów organizacji członkowskich Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski”,
    12. Uczestnik – każda osoba fizyczna, która opłaciła akredytację pełną lub akredytację wspierającą na Polcon,
    13. ZSFP – Związek Stowarzyszeń „Fandom Polski”,
    14. Zgłaszający – uprawniony do zgłaszania kandydatur do Nagrody,
    15. Konwent – wydarzenie organizowane w dowolnej formie przez Klub,
    16. Stoisko Nagrody – punkt promocyjny Nagrody organizowany przez Związek Stowarzyszeń „Fandom Polski” za zgodą Wiceprezesa Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” ds. Nagrody w czasie Konwentu.

Rozdział II: Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki Polcon

  1. Zapisy ogólne
    1. Polcon jest corocznym ogólnopolskim konwentem miłośników fantastyki.
    2. Polcon odbywa się w drugiej połowie roku i trwa nie krócej niż 3 (trzy) dni.
    3. Nazwa Polcon jest zastrzeżona wyłącznie do tej jednej imprezy w roku.
    4. Organizator Polconu przekazuje z każdej akredytacji pełnej lub wspierającej pewną kwotę na poczet funduszu Nagrody. Wysokość tej kwoty uchwala Forum Fandomu nie później niż na poprzednim Polconie. Wysokość ustalonej w ten sposób kwoty obowiązuje organizatorów kolejnych Polconów do czasu jej zmiany w odpowiednim trybie.
  2. Uczestnictwo w Polconie
    1. W Polconie może brać udział każda osoba fizyczna, która spełnia warunki uczestnictwa w Polconie.
    2. Jedna osoba fizyczna, nawet jeśli wykupi kilka akredytacji, może oddać tylko jeden głos na Nagrodę.
    3. Polcon musi dopuszczać uczestnictwo pełne i wspierające.
    4. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację pełną, mają prawo do otrzymania materiałów Polconu, a także czynnego uczestniczenia w Polconie oraz głosowania na Nagrodę.
    5. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację wspierającą, mają prawo do korespondencyjnego głosowania na Nagrodę.
    6. Akredytacja dziecięca nie uprawnia do otrzymania materiałów i głosowania na Nagrodę. Akredytacja dziecięca:
      1. zwalnia z opłat dzieci do lat 6,
      2. dzieciom od lat 6 do co najmniej 12 przyznaje zniżkę nie mniejszą niż 50%.
    7. Organizator może podjąć decyzję o stworzeniu niepełnej, a w szczególności jednodniowej akredytacji. Osoby, które wykupią taką akredytację, mają prawo do udziału w Polconie w ustalonym przez Organizatora zakresie, jednak nie mogą uczestniczyć w głosowaniu na Nagrodę.
    8. Organizator ma prawo zwolnić z opłaty akredytacji pełnej określone grupy uczestników, a w szczególności gości Polconu i przedstawicieli Organizatora, przy zachowaniu przez te osoby uprawnień Uczestnika. Organizator jest zobowiązany do pokrycia za te osoby kosztów opłaty na fundusz Nagrody.
  3. Organizator Polconu
    1. Organizatorem Polconu może być tylko Klub, z tym zastrzeżeniem, że w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach Forum Fandomu może dopuścić kandydaturę osób działających celem zawiązania Klubu. Organizator Polconu zobowiązany jest wykazać osobowość prawną w terminie wyznaczonym przez Forum Fandomu.
    2. Organizator Polconu działa i podejmuje decyzje we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność.
    3. Do obowiązków organizatora Polconu należy:
      1. przygotowanie miejsca imprezy, odpowiedniego do jej rangi,
      2. przedstawienie opcji noclegów i wyżywienia dla Uczestników,
      3. zorganizowanie druku i dystrybucji kart do głosowania na Nagrodę oraz zapewnienie punktu przyjmowania głosów oraz pomieszczenia dla Komisji Liczącej,
      4. zorganizowanie ceremonii wręczenia Nagrody i zapewnienie jej odpowiedniej oprawy,
      5. zorganizowanie w trakcie Polconu Forum Fandomu oraz Rady Fandomu – zebrania klubów stowarzyszonych w ZSFP,
      6. zapewnienie sposobu głosowania zdalnego z akredytacji wspierających, spełniającego wymagania określone w Regulaminie,
      7. umożliwienie kandydatom na organizatorów przyszłorocznego Polconu prezentacji przygotowań i planów imprezy (punkt programu) oraz zapewnienie miejsca na stacjonarne stoisko promocyjne, pod warunkiem że przyszły organizator zgłosi taką potrzebę nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem imprezy,
      8. podawanie na stronie internetowej oraz w innych używanych przez Organizatora kanałach komunikacji z Klubami danych rejestrowych organizatora oraz personaliów przynajmniej koordynatora głównego imprezy.
    4. Organizator może zwrócić się o pomoc przy organizacji Polconu do innych klubów, które powinny w miarę swych możliwości takiej pomocy udzielić.
    5. Organizatorzy przyszłych Polconów powinni wydelegować na Forum Fandomu swojego reprezentanta, który odpowie na pytania dotyczące imprezy.
    6. Podczas Forum Fandomu Organizator przyszłorocznego Polconu zgłasza do zatwierdzenia przez Forum Fandomu listę zaproszonych gości honorowych (zwyczajowo: twórca, wydawca, fan) oraz podaje:
      1. dokładną datę i miejsce imprezy,
      2. zasady odpłatności uczestników,
      3. planowany termin uruchomienia sprzedaży akredytacji.
    7. Po zakończeniu Polconu Organizator dokonuje rozliczenia, podejmując stosowne decyzje w przypadku nadwyżki lub niedoboru. Rozliczenie, zawierające co najmniej: liczbę akredytacji poszczególnych kategorii, wynik finansowy Polconu i kwotę przeznaczoną na fundusz Nagrody, jest jawne oraz przesyłane Organizatorowi kolejnego Polconu oraz zarządowi ZSFP nie później niż w ciągu 4 miesięcy od dnia zakończenia organizowanego Polconu. Zapisu dotyczącego przesyłania i jawności wyniku finansowego nie stosuje się w przypadku konwentu w randze Polconu.
    8. Po zakończeniu Polconu, lecz nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia Polconu Organizator przekazuje na rzecz ZSFP ustaloną kwotę stanowiącą część akredytacji pełnej i akredytacji wspierającej. W sytuacjach uzasadnionych Organizator może wystąpić do Klubów z wnioskiem o zmniejszenie tej kwoty. Decyzja Klubów podlega zatwierdzeniu na najbliższym Forum Fandomu.
  4. Wybór Organizatora Polconu
    1. Organizator następnego Polconu wybierany jest przez Forum Fandomu na Polconie. Wyboru dokonuje się nie później niż w roku kalendarzowym poprzedzającym organizację wydarzenia.
    2. Jeśli na wybór Organizatora jest już zbyt późno albo w innych uzasadnionych przypadkach Rada Fandomu może podjąć decyzję o wyborze organizatora Konwentu w randze Polconu. Decyzję podejmuje się w porozumieniu z organizatorem Konwentu w randze Polconu.

Rozdział III: Forum Fandomu

  1. Zapisy Ogólne
    1. Każda osoba uczestnicząca w Polconie ma prawo uczestniczyć w Forum Fandomu.
    2. Forum Fandomu powinno być umieszczone w programie imprezy.
    3. Kworum dla Forum Fandomu wynosi 12 uczestników fizycznie obecnych.
    4. Forum Fandomu powinno się odbywać o godz. 12:00 w dniu, w którym zaplanowana jest ceremonia wręczenia Nagrody.
    5. Porządek obrad Forum Fandomu obejmuje co najmniej:
      1. wybór Organizatora następnego Polconu,
      2. wybór Komisji Liczącej głosy oddane przez uczestników Polconu, na którym odbywa się dane Forum Fandomu,
      3. wybór Komisji Nominacyjnej w przyszłorocznej edycji Nagrody,
      4. zatwierdzenie gości honorowych następnego Polconu.
    6. Forum Fandomu w razie stwierdzenia potrzeby podejmuje decyzję o zmianie kwoty przeznaczanej z akredytacji pełnej lub wspierającej na fundusz Nagrody oraz wysokości składki nominacyjnej.
  2. Podejmowanie decyzji przez Forum Fandomu
    1. Decyzje na Forum Fandomu podejmowane są zwykłą większością głosów, z zastrzeżeniem ust. 2.
    2. Wybór Organizatorów przyszłych Polconów oraz dokonywanie zmian w Regulaminie wymagają większości bezwzględnej.
    3. Na wniosek co najmniej dwóch Klubów przewodniczący zarządza głosowanie Klubów. Dotyczy to także decyzji wcześniej przegłosowanych przez uczestników danego Forum Fandomu.
    4. Każdy Klub posiada jeden głos. W głosowaniu Klubów decyzje zapadają zwykłą większością głosów. Wyniki głosowania Klubów są ostateczne, z zastrzeżeniem §16 ust. 3.
    5. Na Forum Fandomu Kluby działają poprzez umocowanych do tego reprezentantów. W przypadku fizycznej nieobecności reprezentantów, Klub może być reprezentowany drogą elektroniczną lub telefonicznie. Fakt ten zaznacza się w protokole.
  3. W szczególnych przypadkach Forum Fandomu odbywające się podczas danego Polconu może nadać jednorazowo uprawnienia do rozstrzygnięcia konkretnej kwestii dotyczącej Polconu lub Nagrody podczas innego konwentu.
  4.  Na wniosek co najmniej pięciu klubów zrzeszonych w ZSFP Zarząd ZSFP nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż po 30 dniach od wpłynięcia kompletnego wniosku organizuje Forum Fandomu online. Przedmiot obrad ograniczony jest do spraw wymienionych we wniosku, nie jest dopuszczalne podejmowanie decyzji w sprawach zgłoszonych podczas zdalnego Forum Fandomu jako wolne wnioski. 
  5. Posiedzenia Forum Fandomu mogą odbywać się się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Należy taką informację wskazać w zawiadomieniu o posiedzeniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu. 
    1. Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniu Forum Fandomu odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:
      1. transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;
      2. dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której Kluby mogą wypowiadać się w toku obrad;
      3. wykonywania prawa głosu w toku posiedzenia.
    2. Zarząd ZSFP uprawniony jest do wyboru technologii przeprowadzenia Forum Fandomu pod warunkiem, że zapewni ona możliwość uczestnictwa przez Internet co najmniej 150 osobom, swobodę wypowiedzenia się przez uczestników oraz odbycie głosowania jawnego i tajnego. W zależności od dostępnych rozwiązań technicznych Zarząd ZSFP może wprowadzić obowiązek uprzedniej rejestracji uczestników na zdalne Forum Fandomu, jednakże powinno ono pozostać otwarte dla wszystkich fanów, a informacja o nim powinna być dostępna we wszystkich kanałach informacyjnych ZSFP.
    3. Do zgromadzenia odbywanego w trybie §9 oraz Forum Fandomu online odbywanego w trybie §11 stosuje się odpowiednio zasady ogólne oraz tryb podejmowania decyzji przez Forum Fandomu. 
  6. Przepisy Końcowe
    1. Wszelkie komisje i komitety powołane przez Forum Fandomu zaprzestają działalności i rozwiązują się najpóźniej po zakończeniu Forum Fandomu na następnym Polconie – chyba że Forum w głosowaniu przedłuży ich mandat.
    2. W ciągu 30 dni po zakończeniu Polconu Organizator przekazuje protokół z Forum Fandomu Organizatorowi następnego Polconu oraz, na życzenie, udostępnia go Klubom. Postanowienie stosuje się odpowiednio wobec organizatora konwentu na który delegowane zostały uprawnienia Forum Fandomu oraz Zarządu ZSFP w wypadku zdalnego Forum Fandomu. 

Rozdział IV: Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

  1. Zapisy Ogólne
    1. Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla jest coroczną nagrodą w dziedzinie fantastyki, przyznawaną – w formie statuetki i dyplomu – autorom polskich utworów literackich.
    2. O przyznaniu Nagrody decyduje głosowanie Uczestników Polconu.
    3. Fundusz Nagrody pochodzi z wpłat Uczestników Polconu.
  2. Utwory kandydujące do Nagrody i Kategorie
    1. Do Nagrody mogą kandydować wszystkie utwory literackie wydane po raz pierwszy w publikacji posiadającej numer ISBN lub ISSN do 31 stycznia roku przyznania Nagrody z datą roku poprzedniego; oraz te, które z powodów wydawniczych nie mogły kandydować w roku poprzednim, z zastrzeżeniem ust. 2.
    2. Komisja Nominacyjna może dopuścić do listy nominacji utwór opublikowany w innej formie niż wymienione w ust. 1, w sytuacji gdy utwór ten otrzyma wystarczającą do uzyskania nominacji liczbę głosów i nie kandydował do Nagrody w latach poprzednich.
    3. Utwór, o którym mowa w ust. 2, nie może już być nominowany w następnych latach.
    4. Nagroda przyznawana jest w dwóch kategoriach:
      1. powieść,
      2. opowiadanie.

Za powieść uznaje się utwór o objętości powyżej stu stron znormalizowanych (1800 znaków na stronę). Objętość utworu oblicza się według procedury opisanej w instrukcji stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu.

  1. Komisja Nominacyjna ma prawo podjąć decyzję o przesunięciu nominowanego utworu do innej kategorii i zsumowaniu głosów oddanych na niego w różnych kategoriach zgodnie z zapisem § 12 ust 7, gdy:
    1. jego długość nie odbiega bardziej niż 20% od wartości granicznej,
    2. na dany utwór oddano znaczną liczbę głosów w innej kategorii, niż wynika to z liczby stron wyliczonych zgodnie z procedurą opisaną w Załączniku nr 2, lub wystąpiły inne istotne przyczyny.
  2. W trakcie swoich prac Komisja Nominacyjna ma prawo zasięgać opinii osób trzecich (filologów, autorów, wydawców i innych).
  1. Wyłanianie utworów nominowanych do Nagrody
    1. Zgłaszającym jest każdy czytelnik fantastyki, który spełnia jeden z poniższych warunków:
      1. brał udział w przynajmniej jednym z ostatnich trzech Polconów,
      2. wyraził pisemną chęć bycia Zgłaszającym na stoisku Nagrody zorganizowanym na konwencie,
      3. jest członkiem klubu członkowskiego ZSFP i został zgłoszony przez Zarząd tego Klubu,

na zasadach określonych przez Wiceprezesa Zarządu ZSFP ds. Nagrody.

  1. Status Zgłaszającego uzyskuje się na okres jednej edycji Nagrody.
  2. Zgłaszający wysyła swoje nominacje drogą elektroniczną, w sposób podawany przez Komisję Nominacyjną do publicznej wiadomości. Termin i sposób nadsyłania zgłoszeń Komisja ogłasza nie później niż 30 listopada roku poprzedniego. 
  3. Zgłaszający może zgłosić maksymalnie do pięciu utworów w każdej kategorii, jednak żadnego utworu nie ma prawa zgłosić więcej niż raz.
  4. Dzieła będące częścią cyklu kandydują jako odrębne teksty.
  5. Dzieła ukazujące się w odcinkach kandydują w roku publikacji ich ostatniego odcinka.
  6. W sytuacjach wątpliwych dotyczących ust. 3 i 4 decyzję podejmuje Komisja Nominacyjna.
  7. Wszelkie publikowane listy utworów mają charakter wyłącznie pomocniczy. Umieszczenie lub pominięcie na nich danego utworu nie ma wpływu na decyzje Komisji Nominacyjnej.
  8. W przypadku utworów będących na granicy poszczególnych kategorii, a w szczególności utworów, o których mowa w § 11 ust. 5, Komisja Nominacyjna podejmuje decyzję o zaliczeniu danemu utworowi głosów oddanych na niego w innej kategorii, niż się ostatecznie znalazł.
  9. Na podstawie zgłoszeń Komisja Nominacyjna wybiera w każdej kategorii maksymalnie pięć utworów, które otrzymały największą ilość głosów, z zastrzeżeniem ust 9. W jednej kategorii nominowanych nie mogą się znaleźć więcej niż dwa utwory jednego autora lub zespołu współautorów. Trzeci pod względem liczby głosów oraz każdy następny utwór tego samego autorstwa Komisja Nominacyjna pomija, umieszczając w to miejsce na liście nominowanych utwór (utwory) innych autorów, zgodnie z liczbą głosów.
  10. W przypadku równomiernego rozkładu głosów liczba nominacji może zostać zmieniona. Decyzję o tym podejmuje Komisja Nominacyjna.
  11. Autorzy, których utwory zostały nominowane, są zapraszani jako goście Polconu na dzień wręczania Nagrody.
  1. Wybór laureatów Nagrody
    1. Opieczętowane karty do głosowania wydawane są Uczestnikom wraz z materiałami Polconu. Uczestnicy oddają głosy do godziny 12:00 w dniu wręczenia Nagrody.
    2. Wręczenie Nagrody powinno nastąpić w przedostatnim dniu Polconu.
    3. Druk karty, oprócz wszystkich nominacji w kolejności alfabetycznej według nazwisk autorów, musi zawierać rubrykę „Bez nagrody” w każdej kategorii.
    4. Głosowanie odbywa się przez zaznaczenie kolejności preferencji nominowanych utworów.
      1. organizator zobowiązany jest zapewnić Uczestnikom, którzy wykupili akredytacje wspierające, możliwość głosowania zdalnego, w szczególności poprzez formularz elektroniczny lub e-mail. Każdy system głosowania zdalnego powinien umożliwić jednoznaczną weryfikację głosów z akredytacji wspierających oraz w możliwie jak najwyższym stopniu zagwarantować tajność głosowania zdalnego.
    5. Głosy liczone są przez Komisje Liczącą systemem preferencyjnym, tzw. australijskim, na podstawie oddzielnego regulaminu stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
    6. W przypadku zwycięstwa w danej kategorii pozycji „Bez nagrody”, Nagrody w tej kategorii w danym roku nie przyznaje się.
  2. Tajność
    1. Ponieważ celem głosowania nad Nagrodą jest wyłonienie najlepszego utworu w odpowiednich kategoriach, a nie ustalanie klasyfikacji, wszelkie dane pośrednie pozwalające dokonać takiej klasyfikacji – takie jak liczba głosów oddanych na poszczególne utwory w nominacjach oraz cząstkowe wyniki obliczeń komisji podczas Polconu – pozostają tajne.
    2. Komisja Nominacyjna ma prawo do opublikowania danych statystycznych nienaruszających ust. 1, takich jak:
      1. liczba utworów, na które oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
      2. liczba autorów, na których utwory oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
      3. liczba wydawnictw i tytułów czasopism, które opublikowały teksty, na które oddano głos,
      4. minimalny procent głosujących, którzy musieli oddać głos na utwór w danej kategorii, by uzyskał on nominację w danym roku.
    3. Zasada tajności danych pośrednich nie obowiązuje Komisji Nominacyjnej i Komisji Liczącej wobec:
      1. Prezesa ZSFP i Wiceprezesa ZSFP ds. Nagrody – w celach związanych z przygotowaniem ceremonii ogłoszenia Nominacji oraz Gal, oraz
      2. Prezesa ZSFP i Wiceprezesa ZSFP ds. Nagrody oraz osób przez nie wskazanych za zgodą Rady Fandomu (grupa robocza) – w celach związanych z rozwojem Nagrody, opracowaniem propozycji zmian Regulaminu lub zarządzaniem kryzysowym.
  3. Zgłaszanie Zastrzeżeń do Nagrody
    1. Wszelkie zastrzeżenia do nieprzyznania statusu Zgłaszającego, listy nominacji powinny zostać zgłoszone w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia ogłoszenia listy utworów nominowanych. Zastrzeżenie musi być złożone w formie pisemnej na ręce Komisji Nominacyjnej lub Organizatorów Polconu, podczas którego nastąpi wręczenie Nagrody w danej edycji. Po tym terminie zastrzeżenia nie mogą mieć wpływu na listę utworów nominowanych.
    2. Komisja Nominacyjna w ciągu 7 (siedmiu) dni od wpłynięcia zastrzeżenia podejmuje decyzję o jego uznaniu lub nieuznaniu i bez zbędnej zwłoki wysyła pisemną odpowiedź do zgłaszającego zastrzeżenie. W razie potrzeby Komisja dokonuje uprzednio powtórnego przeliczenia głosów.
    3. Zastrzeżenia do przebiegu głosowania należy zgłaszać w formie pisemnej:
      1. do godziny 12.00 w dniu wręczenia Nagrody na ręce Organizatorów Polconu, podczas którego dane głosowanie ma miejsce,
      2. między godziną 12.00 a 12.30 w dniu wręczenia Nagrody na ręce przewodniczącego Forum Fandomu odbywającego się na tym Polconie.

Zastrzeżenie jest rozpatrywane przez Forum Fandomu na tym Polconie. Po tym terminie zastrzeżenia do procesu zbierania głosów nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody.

  1. Zastrzeżenia do procesu wyłonienia laureatów należy zgłaszać w formie pisemnej do godziny 10.00 następnego dnia od daty wyłonienia laureatów na ręce Organizatora Polconu, podczas którego miało miejsce liczenie głosów. W uzasadnionych sytuacjach Organizator może nakazać powtórne przeliczenie głosów. W takim przypadku Komisja Licząca może poprosić o udział w liczeniu niezależnego obserwatora. Obserwator zobowiązany jest do zachowania tajemnicy zgodnie z zapisami § 14.
  2. Zastrzeżenia zgłoszone po terminie wymienionym w ust. 4. nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody, a w szczególności na listę wyłonionych laureatów.
  3. W innych sytuacjach wszelkie zastrzeżenia powinny być zgłaszane na ręce Organizatorów Polconu, na którym Nagroda w danej edycji była wręczana.

Rozdział V: Zapisy końcowe

  1.  
    1. Zmiany niniejszego Regulaminu może wprowadzać wyłącznie Forum Fandomu, o ile Regulamin nie stanowi inaczej. Prawo zgłaszania propozycji zmian do Regulaminu przysługuje każdemu Uczestnikowi obecnemu na Forum Fandomu.
    2. Decyzje Forum Fandomu dotyczące Polconu, Nagrody bądź zmian niniejszego Regulaminu, z wyłączeniem wyboru Organizatora oraz spraw wymienionych w § 5 ust. 6, wyłącznie na wniosek zgłoszony w czasie Forum Fandomu na następnym Polconie, podlegają ratyfikacji, tj. ponownemu głosowaniu. Odmowa ratyfikacji powoduje uchylenie powyższych decyzji. 

 

Załączniki:

  1. Regulamin liczenia głosów na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla
  2. Instrukcja liczenia liczby stron utworu

Regulamin w obecnym brzmieniu został uchwalony wymaganą większością głosów przez Forum Fandomu podczas konwentu w randze Polconu 2022 w Krakowie, dnia 12 listopada 2022 roku.

Załącznik nr 1
do Regulamin Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon
i Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla 

Regulamin liczenia głosów na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

  1. Za ważne w danej Kategorii uznaje się głosy pozwalające na ustalenie kolejności utworów wskazanej przez głosującego.
  2. Liczenie głosów odbywa się systemem australijskim, poprzez:
    1. Uszeregowanie utworów według liczby głosów wskazujących dany utwór na pierwszym miejscu;
    2. Jeśli żaden z kandydujących utworów nie uzyskał większości bezwzględnej (powyżej 50%) pierwszych miejsc, utwór, który zgromadził ich najmniej, zostaje wyeliminowany. Głosy wskazujące ten utwór na pierwszym miejscu przyznane zostają pozostałym kandydującym utworom, zgodnie ze wskazanym na karcie przez głosującego miejscem drugim;
    3. Jeżeli dwa lub więcej utworów uzyska tę samą najmniejszą liczbę głosów, zostają wyeliminowane, a głosy na nie oddane przyznaje się pozostałym według kolejnego miejsca na kartach do głosowania;
    4. Proces szeregowania utworów powtarza się stosując odpowiednio zasady określone w punkcie b. i c., aż do uzyskania przez jeden z kandydujących utworów większości bezwzględnej głosów: (1) wskazujących go na miejscu pierwszym oraz (2) przejętych głosów na miejsce drugie i ewentualnie kolejne;
    5. Pozycja „Bez nagrody” uważana jest za kandydata w rozumieniu punktów 2.a.-2.d. Jeżeli jednak pozycja ta wygra w głosowaniu, wówczas Nagrody w danej kategorii nie przyznaje się;
    6. Jeśli wyłonionym pojedynczym zwycięskim utworem nie jest pozycja „Bez nagrody, dokonuje się końcowego przeliczenia głosów, zwanego dalej NAT, w ten sposób, że rozdziela się je wyłącznie pomiędzy wyłonionego zwycięzcę i pozycję Bez nagrody, zgodnie z kolejnością ich wskazania na kartach do głosowania, stosując odpowiednio zapisy punktów 2.a-2.d;
    7. Jeśli w wyniku przeliczenia NAT, okaże się, że pojedynczy zwycięski utwór otrzymał głosów tyle samo lub mniej, niż pozycja „Bez nagrody”, Nagrody w danej kategorii nie przyznaje się.
  3. Jeżeli na etapie wskazanym w punkcie 2.d dwa lub więcej kandydujących utworów uzyskało ten sam wynik, wówczas stosuje się zasady następujące:
    1. Jeżeli jednym z równorzędnych zwycięzców jest pozycja „Bez nagrody”, wówczas Nagrody w danej kategorii nie przyznaje się;
    2. Jeżeli punkt 3.a nie znajduje zastosowania, wówczas dla wszystkich zwycięskich utworów niezależnie dokonuje się przeliczenia NAT, a Nagrodę otrzymuje utwór, który otrzymał więcej głosów niż kategoria „Bez nagrody”;
    3. Jeśli wszystkie zwycięskie utwory spełnią warunek otrzymania większej liczby głosów niż pozycja „Bez nagrody”, ostatecznym zwycięzcą zostaje ten, który przez największą liczbę głosujących został wymieniony na pierwszym miejscu;
    4. Jeśli wszystkie zwycięskie utwory zostały wymienione na pierwszym miejscu przez tę samą liczbę głosujących, ostatecznym zwycięzcą zostaje ten, który przez największą liczbę głosujących został wymieniony na drugim miejscu. W razie kolejnego remisu decyduje największa ilość zdobytych kolejnych miejsc, aż do wyłonienia ostatecznego zwycięzcy.
  4. Jeżeli procedura opisana w punktach 2. i 3. nie pozwoli wyłonić zwycięzcy, Nagroda zostaje przyznana obu (lub więcej) kandydującym utworom.
  5. Nie prowadzi się obliczeń dotyczących drugiej i dalszych pozycji.
  6. Osoba zwycięzcy pozostaje tajemnicą aż do oficjalnego wręczenia Nagrody. Pozostałe wyniki (liczba głosów oddanych na poszczególnych kandydatów itp.) pozostają tajne.
  7. Wszyscy członkowie komisji poświadczają wyniki głosowania, składając podpisy na dyplomie Nagrody.
  8. Karty do głosowania, opakowane i zapieczętowane, są przechowywane do następnego Polconu przez Organizatora na wypadek złożenia protestu przez któregokolwiek z zainteresowanych bądź któryś z klubów.

Załącznik nr 2
do Regulamin Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon
i Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla 

Instrukcja liczenia liczby stron utworu

  1. Strona znormalizowana jest jednostką miary objętości tekstu, obejmującą 1800 znaków (łącznie ze spacjami), 32 wiersze poezji lub 135cm2 ilustracji lub przykładów muzycznych (ust. 18)
  2. Za znak uważa się wszystkie widoczne znaki drukarskie (litery, znaki przestankowe, cyfry, znaki przeniesienia itp.) oraz każdą przerwę między nimi.
  3. Objętość utwory prozatorskiego oblicza się, mnożąc liczbę wierszy przez średnią liczbę znaków w wierszu.
  4. Liczbę znaków w wierszu określa się przez obliczenie liczby znaków w 10 następujących po sobie [pełnych] wierszach dowolnej części tekstu i podzielenie otrzymanej sumy przez 10.
  5. Przy obliczaniu średniej liczby znaków w wierszu zgodnie z ust. 4, nie obejmuje się rachunkiem wierszy niepełnych lub składanych odmienną czcionką.
  6. Przy układzie wieloszpaltowym, liczbę znaków oblicza się w każdej szpalcie oddzielnie.
  7. Światła między szpaltami nie uwzględnia się w obliczeniu. Przy obliczaniu liczby znaków w wierszach tekstu z tytulikami na marginesie oblicza się wielkość wiersza bez tytulików. Objętość takich tytulików oblicza się w sposób określony w ust. 11.
  8. Wyłącza się z obliczenia numerację wierszy w dziełach klasycznych oraz służących do nauczania; w takich wypadkach podstawę obliczenia liczby znaków w wierszu stanowi sam tekst.
  9. Liczbę wierszy tekstu pełnego ustala się według rzeczywistej liczby, bez wliczania paginy oraz żywej paginy.
  10. Wiersze akapitowe, tytułowe, podtytułowe, wiersze kończące ustęp oraz liczby, znaki znaczące podział tekstu przyjmuje się za pełne wiersze.
  11. Każdy tytuł i podtytuł na marginesie liczy się za pół wiersza.
  12. Liczbę wierszy składanych odmienną czcionką oblicza się oddzielnie. Ta sama zasada dotyczy tekstów składanych wierszami różnej wielkości.
  13. Odsyłacze (uwagi pod wierszami) oblicza się według rzeczywistej czcionki i średniej długości wiersza. Powyższą zasadę stosuje się również do uwag, komentarzy, przypisów, skorowidzów oraz wszelkich dodatkowych części tekstów.
  14. Tabele, zestawienia itp. oblicza się wg zajętego przez nie miejsca (bez odliczania świateł), w przeliczeniu na znaki o wielkości najczęściej powtarzającej się czcionki.
  15. Wzory zajmujące w tekście część wiersza liczy się za pełne wiersze.
  16. Wzory, tabele i zestawienia składane czcionkami różnych rozmiarów przelicza się na petit bez interlinii.
  17. Szczegółowy sposób przeliczania tabel zgodnie z powyższymi przepisami ustala Komisja Nominacyjna.
  18. Przykłady muzyczne w wydawnictwach książkowych oblicza się wg rzeczywiście zajętego przez nie miejsca (bez odliczania świateł), w przeliczeniu na przeciętną pięciolinię o rozstawie 4mm (ust. 1). Niepełne wiersze zawierające przykłady muzyczne liczy się za pełne.
  19. Tekst poetycki (rymowany, nierymowany, łamany) oblicza się wg liczby wierszy rytmicznych.
  20. Niepełnych wierszy, powstałych z przyczyn technicznych, przeniesień słów lub ich części oraz cezur wewnątrz wiersza rytmicznego nie uwzględnia się w obliczeniu.
  21. W przypadku rozczłonkowania lub łamania wiersza rytmicznego, podstawę obliczania stanowią wiersze rytmiczne. Wytyczne do obliczania wierszy łamanych ustala Komisja Nominacyjna.
  22. Długość utworów poetyckich pisanych prozą ustala się według zasad stosowanych do prozy.
  23. Tytuły utworów poetyckich przyjmuje się w obliczeniu za jeden wiersz, niezależnie od ich wielkości. Wyjątek stanowią tytuły wierszowane, które oblicza się jak utwory poetyckie.
  24. Objętość utworów dramatycznych oblicza się zgodnie z zasadami obliczania tekstów prozatorskich lub poetyckich z uwzględnieniem następujących przepisów szczegółowych:
    1. Wiersze zawierające nazwę postaci działających przyjmuje się za jedną piątą wiersza. Powyższą zasadę stosuje się zarówno w przypadku, gdy nazwy te zamieszczane są w oddzielnych wierszach, jak i na marginesie;
    2. Wykazy postaci działających i uwagi dla reżysera oblicza się według rzeczywistej objętości odpowiedniego rodzaju tekstu;
    3. Oznaczanie podziału utworu (np. akt pierwszy, odsłona druga) przyjmuje się za cały wiersz;
    4. W utworach dramatycznych poetyckich wiersz rytmiczny liczy się za jeden wiersz, niezależnie od podziału (ust. 21).
  25. Utwory poetyckie zamieszczone w wypisach i zbiorach oblicza się według rzeczywistej ilości pełnych wierszy.
  26. Jeśli autor dzieła jest równocześnie autorem ilustracji, materiał ilustracyjny zalicza się do objętości dzieła na następujących zasadach:
    1. 135 cm2 powierzchni zajętej przez ilustracje stanowi jedną stronę znormalizowaną;
    2. Ilustracje o kształcie nieregularnym (nieprostokątnym) oblicza się według powierzchni najmniejszego prostokąta opisanego na ilustracji;
    3. Napisy i tytuły związane z ilustracjami oblicza się według zasad stosowanych dla tekstów.