Regulamin Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon i Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

Rozdział I: Postanowienia ogólne

§ 1
Przedmiot Regulaminu

Niniejszy Regulamin uchwalony przez Forum Fandomu, zwany dalej „Regulaminem” określa zasady, zakres i warunki organizacji Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon, Forum Fandomu i przyznawania Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla.

§ 2
Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

  1. Akredytacja pełna  –  opłata uprawniająca do pełnego udziału w Polconie,
  2. Akredytacja wspierająca  –  opłata uprawniająca do otrzymania materiałów Polconu i do wzięcia udziału w wyborze laureatów Nagrody drogą korespondencyjną,
  3. Forum Fandomu  –  odbywające się w ramach Polconu zebranie fanów, otwarte dla wszystkich osób uczestniczących w Polconie,
  4. Klub  –  organizacja non profit posiadająca osobowość prawną, działająca na
    terenie Rzeczpospolitej Polskiej na rzecz propagowania fantastyki,
  5. Komisja Licząca  –  komisja licząca głosy oddane na Nagrodę przez Uczestników Polconu,
  6. Komisja Nominacyjna  –  komisja licząca głosy oddane na nominacje do Nagrody,
  7. Konwent w randze Polconu – wydarzenie o charakterze konwentu miłośników
    fantastyki posiadające odrębną od Polconu markę o zasięgu ogólnopolskim,
    wybrane spośród zgłoszonych kandydatur przez Forum Fandomu na gospodarza
    Rady Fandomu, Forum Fandomu, głosowania na Nagrodę oraz Gali Nagrody w
    danym roku,
  8. Nagroda  –  Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla,
  9. Organizator  –  Klub organizujący Polcon,
  10. Polcon  –  Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki Polcon, odbywający się
    jako samodzielne wydarzenie bądź jako Konwent w randze Polconu,
  11. Rada Fandomu – walne zebranie reprezentantów organizacji członkowskich
    Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski”,
  12. Uczestnik  –  każda osoba fizyczna, która opłaciła akredytację pełną lub akredytację wspierającą na Polcon,
  13. ZSFP – Związek Stowarzyszeń „Fandom Polski”.

Rozdział II: Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki Polcon

§ 3
Zapisy ogólne

  1. Polcon jest corocznym ogólnopolskim konwentem miłośników fantastyki.
  2. Polcon odbywa się w drugiej połowie roku i trwa nie krócej niż 3 (trzy) dni.
  3. Nazwa Polcon jest zastrzeżona wyłącznie do tej jednej imprezy w roku.
  4. Organizator Polconu przekazuje z każdej akredytacji pełnej lub wspierającej pewną kwotę
    na poczet funduszu Nagrody. Wysokość tej kwoty uchwala Forum Fandomu nie później niż
    na poprzednim Polconie. Wysokość ustalonej w ten sposób kwoty obowiązuje
    organizatorów kolejnych Polconów do czasu jej zmiany w odpowiednim trybie.

§ 4
Uczestnictwo w Polconie

  1. W Polconie może brać udział każda osoba fizyczna, która spełnia warunki uczestnictwa w Polconie.
  2. Jedna osoba fizyczna, nawet jeśli wykupi kilka akredytacji, może oddać tylko jeden głos na Nagrodę.
  3. Polcon musi dopuszczać uczestnictwo pełne i wspierające.
  4. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację pełną mają prawo do otrzymania materiałów Polconu, a także czynnego uczestniczenia w Polconie oraz głosowania na Nagrodę.
  5. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację wspierającą mają prawo do korespondencyjnego głosowania na Nagrodę.
  6. Akredytacja dziecięca nie uprawnia do otrzymania materiałów i głosowania na Nagrodę. Akredytacja dziecięca:
    1. zwalnia z opłat dzieci do lat 6;
    2. dzieciom od lat 6 do co najmniej 12 przyznaje zniżkę nie mniejszą niż 50%.
  7. Organizator może podjąć decyzję o stworzeniu niepełnej, a w szczególności jednodniowej, akredytacji. Osoby, które wykupią taką akredytację mają prawo do udziału w Polconie w ustalonym przez Organizatora zakresie, jednak nie mogą uczestniczyć w głosowaniu na Nagrodę.
  8. Organizator ma prawo zwolnić z opłaty akredytacji pełnej określone grupy uczestników, a w szczególności gości Polconu i przedstawicieli Organizatora, przy zachowaniu przez te osoby uprawnień Uczestnika. Organizator jest zobowiązany do pokrycia za te osoby kosztów opłaty na fundusz Nagrody.

§ 5
Organizator Polconu

  1. Organizatorem Polconu może być tylko Klub, z tym zastrzeżeniem, że w wyjątkowych i
    uzasadnionych przypadkach Forum Fandomu może dopuścić kandydaturę osób
    działających celem zawiązania Klubu. Organizator Polconu zobowiązany jest wykazać
    osobowość prawną w terminie wyznaczonym przez Forum Fandomu.
  2. Organizator Polconu działa i podejmuje decyzje we własnym imieniu i na własną
    odpowiedzialność.
  3. Do obowiązków organizatora Polconu należy:
    1. przygotowanie miejsca imprezy, odpowiedniego do jej rangi,
    2. przedstawienie opcji noclegów i wyżywienia dla Uczestników,
    3. zorganizowanie druku i dystrybucji kart do głosowania na Nagrodę oraz zapewnienie punktu przyjmowania głosów oraz pomieszczenia dla Komisji Liczącej,
    4. zorganizowanie ceremonii wręczenia Nagrody i zapewnienie jej odpowiedniej oprawy,
    5. zorganizowanie w trakcie Polconu Forum Fandomu oraz Rady Fandomu – zebrania klubów stowarzyszonych w ZSFP,
    6. zapewnienie sposobu głosowania zdalnego z akredytacji wspierających, spełniającego wymagania określone w Regulaminie,
    7. umożliwienie kandydatom na organizatorów przyszłorocznego Polconu
      prezentacji przygotowań i planów imprezy (punkt programu) oraz zapewnienie
      miejsca na stacjonarne stoisko promocyjne, pod warunkiem że przyszły
      organizator zgłosi taką potrzebę nie później niż 60 dni przed rozpoczęciem
      imprezy,
    8. podawanie na stronie internetowej oraz w innych używanych przez Organizatora
      kanałach komunikacji z Klubami danych rejestrowych organizatora oraz
      personaliów przynajmniej koordynatora głównego imprezy.
  4. Organizator może zwrócić się o pomoc przy organizacji Polconu do innych klubów, które
    powinny w miarę swych możliwości takiej pomocy udzielić.
  5. Organizatorzy przyszłych Polconów powinni wydelegować na Forum Fandomu swojego
    reprezentanta, który odpowie na pytania dotyczące imprezy.
  6. Podczas Forum Fandomu Organizator przyszłorocznego Polconu zgłasza do zatwierdzenia
    przez Forum Fandomu listę zaproszonych gości honorowych (zwyczajowo: twórca,
    wydawca, fan) oraz podaje:

    1. dokładną datę i miejsce imprezy,
    2. zasady odpłatności uczestników,
    3. planowany termin uruchomienia sprzedaży akredytacji.
  7. Po zakończeniu Polconu Organizator dokonuje rozliczenia, podejmując stosowne decyzje
    w przypadku nadwyżki lub niedoboru. Rozliczenie, zawierające co najmniej: liczbę
    akredytacji poszczególnych kategorii, wynik finansowy Polconu i kwotę przeznaczoną na
    fundusz Nagrody, jest jawne oraz przesyłane Organizatorowi kolejnego Polconu oraz
    zarządowi ZSFP nie później niż w ciągu 4 miesięcy od dnia zakończenia organizowanego
    Polconu. Zapisu dotyczącego przesyłania i jawności wyniku finansowego nie stosuje się w
    przypadku konwentu w randze Polconu.
  8. Po zakończeniu Polconu, lecz nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia Polconu
    Organizator przekazuje na rzecz ZSFP ustaloną kwotę stanowiącą część akredytacji pełnej i
    akredytacji wspierającej. W sytuacjach uzasadnionych Organizator może wystąpić do
    Klubów z wnioskiem o zmniejszenie tej kwoty. Decyzja Klubów podlega zatwierdzeniu na
    najbliższym Forum Fandomu.

§ 6
Wybór Organizatora Polconu

  1. Organizator następnego Polconu wybierany jest przez Forum Fandomu na Polconie.
    Wyboru dokonuje się nie później niż w roku kalendarzowym poprzedzającym organizację
    wydarzenia.
  2. Jeśli na wybór Organizatora jest już zbyt późno albo w innych uzasadnionych przypadkach
    Rada Fandomu może podjąć decyzję o wyborze organizatora Konwentu w randze Polconu.
    Decyzję podejmuje się w porozumieniu z organizatorem Konwentu w randze Polconu.

Rozdział III: Forum Fandomu

§ 7
Zapisy Ogólne

  1. Każda osoba uczestnicząca w Polconie ma prawo uczestniczyć w Forum Fandomu.
  2. Forum Fandomu powinno być umieszczone w programie imprezy.
  3. Kworum dla Forum Fandomu wynosi 12 uczestników fizycznie obecnych.
  4. Forum Fandomu powinno się odbywać o godz. 12:00 w dniu, w którym zaplanowana jest ceremonia wręczenia Nagrody.
  5. Porządek obrad Forum Fandomu obejmuje co najmniej:
    1. wybór Organizatora następnego Polconu,
    2. wybór Komisji Liczącej głosy oddane przez uczestników Polconu, na którym
      odbywa się dane Forum Fandomu,
    3. wybór Komisji Nominacyjnej w przyszłorocznej edycji Nagrody,
    4. zatwierdzenie gości honorowych następnego Polconu.
  6. Forum Fandomu w razie stwierdzenia potrzeby podejmuje decyzję o zmianie kwoty
    przeznaczanej z akredytacji pełnej lub wspierającej na fundusz Nagrody oraz wysokości
    składki nominacyjnej.

§ 8
Podejmowanie decyzji przez Forum Fandomu

  1. Decyzje na Forum Fandomu podejmowane są zwykłą większością głosów, z zastrzeżeniem ust. 2.
  2. Wybór Organizatorów przyszłych Polconów oraz dokonywanie zmian w Regulaminie wymagają większości bezwzględnej.
  3. Na wniosek co najmniej dwóch Klubów przewodniczący zarządza głosowanie Klubów. Dotyczy to także decyzji wcześniej przegłosowanych przez uczestników danego Forum Fandomu.
  4. Każdy Klub posiada jeden głos. W głosowaniu Klubów decyzje zapadają zwykłą większością głosów. Wyniki głosowania Klubów są ostateczne, z zastrzeżeniem § 16 ust. 3.
  5. Na Forum Fandomu Kluby działają poprzez umocowanych do tego reprezentantów. W
    przypadku fizycznej nieobecności reprezentantów, Klub może być reprezentowany drogą
    elektroniczną lub telefonicznie. Fakt ten zaznacza się w protokole.

§ 9
Przepisy Końcowe

  1. Wszelkie komisje i komitety powołane przez Forum Fandomu na danym Polconie, zaprzestają działalności i rozwiązują się najpóźniej po zakończeniu Forum Fandomu na następnym Polconie – chyba że Forum w głosowaniu przedłuży ich mandat.
  2. W ciągu 30 dni po zakończeniu Polconu Organizator przekazuje protokół z Forum Fandomu Organizatorowi następnego Polconu oraz, na życzenie, udostępnia go Klubom.
  3. W szczególnych przypadkach Forum Fandomu odbywające się podczas danego Polconu może nadać jednorazowo uprawnienia do rozstrzygnięcia konkretnej kwestii dotyczącej Polconu lub Nagrody podczas innego konwentu.

Rozdział IV: Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

§ 10
Zapisy Ogólne

  1. Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla jest coroczną nagrodą w dziedzinie fantastyki, przyznawaną – w formie statuetki i dyplomu – autorom polskich utworów literackich.
  2. O przyznaniu Nagrody decyduje głosowanie Uczestników Polconu.
  3. Fundusz Nagrody pochodzi z wpłat Uczestników Polconu i składek nominacyjnych.

§ 11
Utwory kandydujące do Nagrody i Kategorie

  1. Do Nagrody mogą kandydować wszystkie utwory literackie wydane po raz pierwszy w
    publikacji posiadającej numer ISBN lub ISSN do 31 stycznia roku przyznania Nagrody z
    datą roku poprzedniego; oraz te, które z powodów wydawniczych nie mogły kandydować
    w roku poprzednim, z zastrzeżeniem ust. 2.
  2. Komisja Nominacyjna może dopuścić do listy nominacji utwór opublikowany w innej
    formie niż wymienione w ust. 1, w sytuacji gdy utwór ten otrzyma wystarczającą do
    uzyskania nominacji liczbę głosów i nie kandydował do Nagrody w latach poprzednich.
  3. Utwór, o którym mowa w ust. 2, nie może już być nominowany w następnych latach.
  4. Nagroda przyznawana jest w dwóch kategoriach:
    1. powieść,
    2. opowiadanie.

    Za powieść uznaje się utwór o objętości powyżej stu stron znormalizowanych (1800 znaków na stronę). Objętość utworu oblicza się według procedury opisanej w instrukcji stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu.

  5. Komisja Nominacyjna ma prawo podjąć decyzję o przesunięciu nominowanego utworu do innej kategorii i zsumowanie głosów oddanych na niego w różnych kategoriach zgodnie z zapisem § 12 ust 7, gdy:
    1. Jego długość nie odbiega bardziej niż 20% od wartości granicznej, oraz:
    2. Na dany utwór oddano znaczną liczbę głosów w innej kategorii niż wynika to z liczby stron wyliczonych zgodnie z procedurą opisaną w Załączniku nr 2, lub wystąpiły inne istotne przyczyny.
  6. W trakcie swoich prac Komisja Nominacyjna ma prawo zasięgać opinii osób trzecich (filologów, autorów, wydawców i innych).

§ 12
Wyłanianie utworów nominowanych do Nagrody

  1. Uprawnionym do zgłaszania kandydatur do Nagrody (zwanym dalej Zgłaszającym) jest
    każdy czytelnik fantastyki, który uiścił składkę nominacyjną. Wysokość składki ustala
    Forum Fandomu nie później niż 30 listopada roku poprzedniego.
  2. W przypadku niemożności ustalenia wysokości składki przez Forum Fandomu w
    regulaminowym terminie, składkę na następny rok ustala Zarząd ZSFP.
  3. Zgłaszający wysyła swoje nominacje drogą elektroniczną, w sposób podawany przez
    Komisję Nominacyjną do publicznej wiadomości. Termin i sposób nadsyłania zgłoszeń
    Komisja ogłasza nie później niż 30 listopada roku poprzedniego.
  4. Zgłaszający może zgłosić maksymalnie po pięć utworów w każdej kategorii, jednak żadnego utworu nie ma prawa zgłosić więcej niż raz.
  5. Dzieła będące częścią cyklu kandydują jako odrębne teksty.
  6. Dzieła ukazujące się w odcinkach kandydują w roku publikacji ich ostatniego odcinka.
  7. W sytuacjach wątpliwych dotyczących ust. 3 i 4 decyzję podejmuje Komisja Nominacyjna.
  8. Wszelkie publikowane listy utworów mają charakter wyłącznie pomocniczy. Umieszczenie lub pominięcie na nich danego określonego utworu nie ma wpływu na decyzje Komisji Nominacyjnej.
  9. W przypadku utworów będących na granicy poszczególnych kategorii, a w szczególności utworów o których mowa w § 11 ust. 5, Komisja Nominacyjna podejmuje decyzję o zaliczeniu danemu utworowi głosów oddanych na niego w innej kategorii, niż się ostatecznie znalazł.
  10. Na podstawie zgłoszeń Komisja Nominacyjna wybiera w każdej kategorii maksymalnie pięć utworów, które otrzymały największą ilość głosów, z zastrzeżeniem ust 9.
  11. W przypadku równomiernego rozkładu głosów liczba nominacji może zostać zmieniona. Decyzję o tym podejmuje Komisja Nominacyjna.
  12. Autorzy, których utwory zostały nominowane, są zapraszani jako goście Polconu na dzień wręczania Nagrody.

§ 13
Wybór laureatów Nagrody

  1. Opieczętowane karty do głosowania wydawane są Uczestnikom wraz z materiałami Polconu. Uczestnicy oddają głosy do godziny 12:00 w dniu wręczenia Nagrody.
  2. Wręczenie Nagrody powinno nastąpić w przedostatnim dniu Polconu.
  3. Druk karty, oprócz wszystkich nominacji w kolejności alfabetycznej autorów, musi zawierać rubrykę „Bez nagrody” w każdej kategorii.
  4. Głosowanie odbywa się przez zaznaczenie kolejności preferencji nominowanych utworów.
    1. Organizator zobowiązany jest zapewnić Uczestnikom, którzy wykupili akredytacje wspierające, możliwość głosowania zdalnego, w szczególności poprzez formularz elektroniczny lub e-mail. Każdy system głosowania zdalnego powinien umożliwić jednoznaczną weryfikację głosów z akredytacji wspierających oraz w możliwie jak najwyższym stopniu zagwarantować tajność głosowania zdalnego.
  5. Głosy liczone są przez Komisje Liczącą systemem preferencyjnym, tzw. australijskim, na podstawie oddzielnego regulaminu stanowiącego Załącznik nr 1 niniejszego dokumentu.
  6. W przypadku zwycięstwa w danej kategorii pozycji „Bez nagrody” Nagrody w tej kategorii w danym roku nie przyznaje się.

§ 14
Tajność

  1. Ponieważ celem głosowania nad Nagrodą jest wyłonienie najlepszego utworu w odpowiednich kategoriach, a nie ustalanie klasyfikacji, wszelkie dane pośrednie pozwalające dokonać takiej klasyfikacji – takie jak liczba głosów oddanych na poszczególne utwory w nominacjach oraz cząstkowe wyniki obliczeń komisji podczas Polconu – pozostają tajne.
  2. Komisja Nominacyjna ma prawo do opublikowania danych statystycznych nienaruszających ust. 1, takich jak:
    1. Liczba utworów, na które oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
    2. Liczba autorów, na których utwory oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
    3. Liczba wydawnictw i tytułów czasopism, które opublikowały teksty, na które oddano głos,
    4. Minimalny procent głosujących, którzy musieli oddać głos na utwór w danej kategorii, by uzyskał on nominację w danym roku.

§ 15
Zgłaszanie Zastrzeżeń do Nagrody

  1. Wszelkie zastrzeżenia do listy nominacji powinny zostać zgłoszone w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia ogłoszenia listy utworów nominowanych. Zastrzeżenie musi być złożone w formie pisemnej na ręce Komisji Nominacyjnej lub Organizatorów Polconu, podczas którego nastąpi wręczenie Nagrody w danej edycji. Po tym terminie zastrzeżenia nie mogą mieć wpływu na listę utworów nominowanych.
  2. Komisja Nominacyjna w ciągu 7 (siedmiu) dni od wpłynięcia zastrzeżenia podejmuje decyzję o jego uznaniu lub nie uznaniu i bez zbędnej zwłoki wysyła pisemną odpowiedź do zgłaszającego zastrzeżenie. W razie potrzeby Komisja dokonuje uprzednio powtórnego przeliczenia głosów.
  3. Zastrzeżenia do przebiegu głosowania należy zgłaszać w formie pisemnej:
    1. Do godziny 12.00 w dniu wręczenia Nagrody na ręce Organizatorów Polconu, podczas którego dane głosowanie ma miejsce,
    2. Między godziną 12.00 a 12.30 w dniu wręczenia Nagrody na ręce przewodniczącego Forum Fandomu odbywającego się na tym Polconie.

    Zastrzeżenie jest rozpatrywane przez Forum Fandomu na tym Polconie. Po tym terminie zastrzeżenia do procesu zbierania głosów nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody.

  4. Zastrzeżenia do procesu wyłonienia laureatów należy zgłaszać w formie pisemnej do godziny 10.00 następnego dnia od daty wyłonienia laureatów na ręce Organizatora Polconu, podczas którego miało miejsce liczenie głosów. W uzasadnionych sytuacjach Organizator może nakazać powtórne przeliczenie głosów. W takim przypadku Komisja Licząca może poprosić o udział w liczeniu niezależnego obserwatora. Obserwator zobowiązany jest do zachowania tajemnicy zgodnie z zapisami § 14.
  5. Zastrzeżenia zgłoszone po terminie wymienionym w ust. 4. nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody, a w szczególności na listę wyłonionych laureatów.
  6. W innych sytuacjach wszelkie zastrzeżenia powinny być zgłaszane na ręce Organizatorów Polconu, na którym Nagroda w danej edycji była wręczana.

Rozdział V: Zapisy końcowe

§ 16

  1. Zmiany niniejszego Regulaminu może wprowadzać wyłącznie Forum Fandomu, o ile
    Regulamin nie stanowi inaczej. Prawo zgłaszania propozycji zmian do Regulaminu
    przysługuje każdemu Uczestnikowi obecnemu na Forum Fandomu.
  2. Decyzje Forum Fandomu dotyczące Polconu, Nagrody bądź zmian niniejszego
    Regulaminu, z wyłączeniem wyboru Organizatora oraz spraw wymienionych w § 5 ust. 6,
    wyłącznie na wniosek zgłoszony w czasie Forum Fandomu na następnym Polconie,
    podlegają ratyfikacji, tj. ponownemu głosowaniu. Odmowa ratyfikacji powoduje uchylenie
    powyższych decyzji.

Załączniki:

  1. Załącznik nr 1 – Regulamin liczenia głosów na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla
  2. Załącznik nr 2 – Instrukcja liczenia liczby stron utworu.

Regulamin w obecnym brzmieniu został uchwalony wymaganą większością głosów przez Forum
Fandomu podczas konwentu w randze Polconu 2021 w Zielonej Górze, dnia 16 października 2021
roku.