W dniu 29.04.2017 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 19.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich:
- Stowarzyszenie Fantasmagoria
- Krakowska Sieć Fantastyki
- ZKF Ad Astra
- Śląski Klub Fantastyki
- Mińska Gildia Fantastyki
- Stowarzyszenie Avangarda
- KF Druga Era
- Stowarzyszenie Vratislavia Fantastica
Przewodniczył Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Paweł Ostrowski przedstawił sprawozdanie z działalności:
– informacja o trwającym zbieraniu nominacji do nagrody im. Janusza A. Zajdla,
– ogłoszenie nominacji do Nagrody nastąpi na Targach Książki w Warszawie,
– przedstawiono planowane sposoby promocji Nagrody w czasie trwania Targów,
– informacje o finansach ZSFP – brak dofinansowania z Ministerstwa Kultury; szansa na współpracę z Instytutem Książki (druk antologii).
2. Wniosek o przyjęcie do ZSFP Opolskiego Klubu Fantastyki Fenix. Oddano 0 głosów przeciw, 8 za, 0 wstrzymujących się.
Dane Stowarzyszenia OKF Fenix:
REGON:161611776
NIP:7543086073
KRS:0000525200
Prezes: Artur „Zwierz” Szadkowski
Mail kontaktowy: stowarzyszenie@fenix.rpg.pl
3. Ze względu na fatalne warunki akustyczne Paweł Ostrowski zreferował skrótowo kwestie, które miały być omawiane w czasie Rady:
a) wspólna strona internetowa oraz identyfikacja wizualna dla kolejnych Polconów:
– należy mieć serwer (własny lub pewny);
– istnieje potrzeba stworzenia wspólnego logo oraz księgi znaków, być może siłami fandomu, a jeżeli dopiszą środki – to w drodze konkursu wśród specjalistów;
b) opieka i pomoc ZSFP w organizacji Polconu – stworzenie dokumentu z wytycznymi oraz szczegółowym zakresem zadań wobec Organizatora/ZSFP; Maciej Pitala zasugerował, aby dokument ten był dostępny otwarcie;
c) pomysł stworzenia ogólnej polconowej „checklisty”, zawierającej rzeczy niezbędne, aby Polcon się udał
– propozycja zmiany (w przyszłości) regulaminu aby organizator Polconu obowiązkowo taką listę wysyłał do ZSFP;
– wywiązała się dyskusja na temat „opiekuna Polconu”/”rady ekspertów” oraz „checklisty”.
4. Poruszono kwestię działań, przy których ZSFP potrzebuje pomocy/istnieje potrzeba szerszego zaangażowania się organizacji członkowskich (niekoniecznie zarządów) lub w które mogliby zaangażować się fani niezrzeszeni:
– wygodny kanał komunikacji pomiędzy stowarzyszeniami członkowskimi (np. osobna lista mailingowa);
– „checklista” dla organizatorów Polconów;
– pozyskiwanie funduszy, zarówno w ramach programów/grantów publicznych, jak i sponsoringu;
– hosting i opieka nad stroną Nagrody, a docelowo – Polconów;
– promocja i opieka PR-owa Nagrody Zajdla;
– szkolenia i warsztaty organizatorów konwentów, ze szczególnym uwzględnieniem KONgresu.
Co do części powyższych zagadnień zadeklarowali się już chętni. Ustalono, że Zarząd Związku doprecyzuje listę i poda ją do wiadomości wewnątrz i na zewnątrz ZSFP.
5. Maciej Pitala poruszył kwestie związane z reprezentacją Polski na Worldconie w Helsinkach.
6. Zaproponowano, aby Rada Fandomu odbywała się w czasie trwania Spotkania Organizatorów Imprez Fanowskich KONgres.