W dniu 25.08.2017 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 18.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich Związku Stowarzyszeń Fandom Polski (dalej także jako ZSFP):
- Stowarzyszenie Fantasmagoria
- Gdański Klub Fantastyki
- Klub Fantastyki Druga Era
- Krakowska Sieć Fantastyki
- Mińska Gildia Fantastyki
- Stowarzyszenie Avangarda
- Stowarzyszenie Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF
- Stowarzyszenie Wratislavia Fantastica
- Śląski Klub Fantastyki
- Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra
Przewodniczył wybrany przez aklamację Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Przewodniczący przedstawił proponowany porządek obrad:
- Sprawozdanie z działalności ZSFP
- Sprawozdanie z finansów ZSFP
- Plany ZSFP
- Przyjęcie nowego klubu do ZSFP
- Wybory Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej ZSFP
2. Przewodniczący przedstawił krótkie wprowadzenie do problemu akredytacji wspierających w celu dalszego przedyskutowania sprawy na Forum Fandomu.
3. Przewodniczący przedstawił sprawozdanie z działalności Związku Stowarzyszeń Fandom Polski:
a) informacje o współpracy i nominacjach do Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla na Międzynarodowych Targach Książki w Warszawie: na stoisku miały miejsce dyżury autografowe oraz spotkania z autorami; gala ogłoszenia nominacji była ujęta w planie Targów;
b) zostały złożone wnioski o dofinansowanie z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego:
– na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A . Zajdla – nie przyznano
– na książkę – zbiór poezji Janusza A. Zajdla – przyznano;
c) udział finansowy i osobowy ZSFP w KONgresie: Maciej Pitala poinformował, że w 2018 roku KONgres odbędzie się w marcu we Wrocławiu oraz przedstawił informacje o publikacji kongresowej.
4. Bogusław Gwozdecki jako Skarbnik Związku przedstawił informacje o stanie finansów Związku:
a) główny wydatek: stoisko na Targach Książki
b) szczegóły zostaną przekazane w załączniku do protokołu z posiedzenia Rady
c) wywiązała się dyskusja:
– Przewodniczący zaakcentował potrzebę zaangażowania klubów członkowskich w procesie pozyskiwania dofinansowania dla ZSFP;
– Przewodniczący omówił problemy ze stroną internetową oraz fanpage na Facebooku;
– przekazano informację o stworzeniu „manuala” dotyczącego Nagrody dla organizatorów Polconu.
5. Dokonano prezentacji Klubu Fantastyki „Arkham” z Kalisza. Klub został przyjęty do ZSFP 9 głosami za. Uchwała wejdzie w życie w momencie uzyskania przez „Arkham” numeru KRS (przyjęcie warunkowe – rejestracja w toku).
6. Maciej Pitala opowiedział o polskim udziale w Worldconie 2017 oraz przedstawił plany na przyszłe Worldcony i Eurocony.
7. Dokonano zgłoszeń oraz prezentacji kandydatów do Zarządu ZSFP: Paweł Ostrowski, Elżbieta Gepfert, Bogusław Gwozdecki, Iga Zuchmantowicz, Klaudia Heintze, Magdalena Stonawska, Maciej Pitala, Artur Olchowy. Wszyscy kandydaci wyrazili zgodę.
Wyznaczony przez zgromadzonych Marcin Kopczyński zebrał i przeliczył głosy:
- Paweł Ostrowski: za 10 głosów, przeciw 0 głosów, wstrzymało się 0 głosów
- Elżbieta Gepfert: za 7 głosów, przeciw 2 głosy, wstrzymało się 1 głos
- Bogusław Gwozdecki: za 9 głosów, przeciw 0 głosów, wstrzymało się 1 głos
- Iga Zuchmantowicz: za 10 głosów, przeciw 0 głosów, wstrzymało się 0 głosów
- Klaudia Heintze: za 9 głosów, przeciw 0 głosów, wstrzymało się 1 głos
- Magdalena Stonawska: za 9 głosów, przeciw 1 głos, wstrzymało się 0 głosów
- Maciej Pitala: za 8 głosów, przeciw 1 głos, wstrzymało się 1 głos
- Artur Olchowy: za 3 głosy, przeciw 5 głosów, wstrzymało się 2 głosy
Tym samym wybrano Zarząd Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” w składzie: Paweł Ostrowski, Elżbieta Gepfert, Bogusław Gwozdecki, Iga Zuchmantowicz, Klaudia Heintze, Magdalena Stonawska, Maciej Pitala.
8. Dokonano zgłoszeń kandydatów do Komisji Rewizyjnej ZSFP: Marcin Wroński, Witold Siekierzyński, Ireneusz Pituch. Zaproponowano głosowanie en bloc. Rada wyraziła zgodę na głosowanie en bloc 8 głosami za. Przeprowadzono głosowanie en bloc: 8 głosów za, 0 głosów przeciw, 0 głosów wstrzymujących się.
Tym samym wybrano Komisję Rewizyjną Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” w składzie: Marcin Wroński, Witold Siekierzyński, Ireneusz Pituch.
9. Wybrane Władze Związku Stowarzyszeń, zgodnie z par. 25. pkt 3. i par. 28. pkt 4. Statutu, ukonstytuowały się dokonując następującego podziału obowiązków i podały do wiadomości Rady:
Skład Zarządu:
- Paweł Ostrowski – prezes
- Elżbieta Gepfert – wiceprezes
- Bogusław Gwozdecki – skarbnik
- Iga Zuchmantowicz – sekretarz
- Klaudia Heintze-Kobic – członek zarządu
- Magdalena Stonawska – członek zarządu
- Maciej Pitala – członek zarządu
Skład Komisji Rewizyjnej:
- Marcin Wroński – przewodniczący
- Witold Siekierzyński – członek
- Ireneusz Pituch – członek
10. Wobec wyczerpania czasu przeznaczonego na Radę, Przewodniczący podziękował obecnym i zamknął obrady.
Załącznik nr 1
do protokołu z posiedzenia Rady Związku Stowarzyszeń Fandom Polski z dn. 25.08.2017 r.
Stan finansów Związku:
Stan konta na dzień 25.08.2017r.: 29 920,89 zł
Wpływy w 2017: brak
Wydatki w 2017: 4 389,52 zł
w tym: 3 259,50 zł na Targi Książki
230,02 zł na korespondencję oraz materiały biurowe
500,00 zł na dotację dla KONgresu
400,00 zł na akredytacje dla ZSFP