W dniu 19.08.2016 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 20.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich:
- ZKF Ad Astra
- Śląski Klub Fantastyki
- Krakowska Sieć Fantastyki
- Gdański Klub Fantastyki
- Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda”
- KF Druga Era
- Stowarzyszenie Vratislavia Fantastica
Przewodniczył Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Paweł Ostrowski poruszył kwestię opóźnienia w wysyłce kart do głosowania dla akredytacji wspierających oraz zaproponował następujące rozwiązanie do przedstawienia na Forum Fandomu:
– osoby, które otrzymały na maila głosy od osób, które wykupiły akredytacje wspierające, przekażą te głosy organizatorom, którzy przeniosą je na opieczętowane karty do głosowania, a następnie tak przygotowanie głosy zostaną przekazane na ręce przewodniczącego Komisji Liczącej Głosy.
– wywiązała się dyskusja na temat akredytacji i kart do głosowania dla dzieci.
2. Paweł Ostrowski przedstawił stan finansów Związku. Po wydaniu tegorocznej antologii stan konta wynosi ok. 27000 zł. W ocenie skarbnika Związku, jeżeli nie będzie dodatkowych przychodów poza wpłatami od organizatorów Polconu, a koszty pozostaną na zbliżonym poziomie, fundusze wyczerpią się za 5 lat.
3. Stowarzyszenie Fantasmagoria z Gniezna (KRS 0000599211) złożyło wniosek o przyjęcie do Związku Stowarzyszeń Fandom Polski. Wniosek został przyjęty jednogłośnie.
4. Paweł Ostrowski rozpoczął dyskusję na temat Warsztatów Konwentorobów – czy powinny odbyć się jeszcze w tym roku oraz czy jest zapotrzebowanie na Warsztaty. Wstępnie ustalono, że następne Warsztaty odbędą się w Toruniu.
5. Paweł Ostrowski podjął kwestię zmian dotyczących ogłoszenia nominacji do Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla. Przedstawił propozycję, aby ogłoszenie nominacji miało miejsce w terminie Targów Książki w Warszawie. W związku z tym na Forum Fandomu należy poruszyć również kwestię zmiany terminów zbierania nominacji oraz odpowiednich zmian w regulaminie.
6. Paweł Ostrowski przedstawił propozycję ustalenia minimalnego zakresu informacji, jakie powinny znaleźć się w sprawozdaniu składanym przez organizatorów Polconu.
7. Paweł Ostrowski poruszył kwestię wydawnictw typu Vanity Press. Zasugerował, aby omówić tę kwestię na Forum Fandomu.
8. Elżbieta Gepfert zgłosiła propozycję zdefiniowania w regulaminie statusu Gżdacza. Wywiązała się dyskusja.
9. Wolne wnioski:
– brak wniosków Stowarzyszeń
– brak wniosków Zarządu
– brak wniosków pozostałych obecnych