W dniu 17.03.2018 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 12.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich:
- Stowarzyszenie Fantasmagoria
- Klub Fantastyki Druga Era
- Krakowska Sieć Fantastyki
- Podlaskie Towarzystwo Miłośników Fantastyki
- Stowarzyszenie Avangarda
- Śląski Klub Fantastyki
- Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra
- Opolski Klub Fantastyki Fenix
Przewodniczył Paweł Ostrowski, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Paweł Ostrowski omówił sprawy bieżące:
a) Warszawskie Targi Fantastyki – Mirosław Kowalski namawia do oddawania głosów na nominacje do Nagrody, promuje Nagrodę i Związek;
b) podobne działania będą miały miejsce na Comic Conie w Warszawie;
c) Targi Książki w Warszawie – 18 maja ogłoszenie nominacji do Nagrody;
d) Pyrkon 2018 – punkt programu prezentujący nominowane utwory.
2. Maciej Pitala przedstawił plany na Comic Con w Warszawie (20-22.04.2018): Fandom otrzyma do dyspozycji boks o powierzchni ok. 50 m2 (jako twórcy programu, nie wystawcy, stąd boks i wejściówki nieodpłatnie); planowana jest wystawa grafik, ścianka Nagrody, urna na nominacje do Nagrody. Przedstawił także propozycje współpracy z klubami przy zagospodarowaniu czasu i przestrzeni podczas Comic Conu. Miejsce ma przez atrakcję przyciągać ludzi. Kluby mogą się zgłaszać do Macieja Pitali w kwestii współpracy.
3. Maciej Pitala przedstawił plany na Targi Książki w Warszawie: planowany jest program fantastyczny i popkulturowy, stoisko, prelekcje, ogłoszenie nominacji do Nagrody. ZSFP otrzymał rabat na stoisko. Nagroda dostanie reklamę w katalogu targowym.
4. Paweł Ostrowski przedstawił kolejne plany promocyjne: sprzedaż antologii poezji „JA Zajdel”, spotkania z autorami, rozdawanie antologii, ogłoszenie nominacji w piątek 18 maja o 17.00. Z racji wspólnego terminu Targów Książki oraz Pyrkonu – na Pyrkonie planowany jest punkt programu w bloku literackim w sobotę 19 maja o 11.00 – prezentacja utworów nominowanych do Nagrody.
5. Paweł Ostrowski zachęcił do kupowania i polecania antologii poezji „JA Zajdel” – dochody przeznaczone są zarówno na działania ZSFP, jak i dla pani Jadwigi Zajdel. W okolicach lipca powinna pojawić się w sprzedaży wersja elektroniczna „JA Zajdel”.
6. Paweł Ostrowski poinformował o dopięciu umowy z Instytutem Książki w Krakowie. Instytut będzie finansował tłumaczenia na angielski utworów nagrodzonych Nagrodą Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla – na ten moment fragment powieści z ubiegłego roku oraz całe opowiadanie. Na jesieni powinna być gotowa próbka „Zajdel Award” do promocji zagranicznej, Instytut włączy Zajdlistów do listy promowanej polskiej literatury na targach poza granicami Polski. Marcin Kłak przybliżył szczegóły umowy: tłumaczenia pozostają własnością tłumaczy, ale ZSFP będzie miał do nich dostęp: w postaci linków albo na stronie Nagrody albo na stronie Instytutu.
7. Magdalena Stonawska opowiedziała o promocji ZSFP i Nagrody: plany przybliżenia Nagrody osobom, które czytają, ale nie głosują; najważniejszą obecnie sprawą jest formularz nominacji – gdy będzie gotowy, kluby otrzymają informację z prośbą o udostępnianie, mailing klubowy itp.
8. Maciej Pitala zaapelował do klubów o udostępnianie informacji na każdym etapie procesu Nagrody – lista pomocnicza, zgłaszanie nominacji, ogłoszenie nominacji itp.
9. Paweł Ostrowski poprowadził dyskusję na temat Antologii Nagrody. Antologie nie mogą być sprzedawane, mogą być jedynie rozdawane (ale nie przez organizatora Polconu, a przez Związek). Obecnie 500 egzemplarzy jest przeznaczanych dla uczestników Polconu, ok. 100 dla celów promocyjnych (typu targi itp.). Nie można przekroczyć pewnej liczby egzemplarzy, bo wydawcy się nie zgodzą na udostępnienie praw autorskich. Wywiązała się dyskusja na temat rozwiązań technicznych tzw. „checkboxa”.
Członkowie Rady Fandomu wyrazili wątpliwości na temat proporcji koszt/zysk Antologii oraz czy nadal jest sens wydawać Antologię w formie papierowej. Podsumowaniem dyskusji była prośba o przygotowanie propozycji konkretnych rozwiązań do przedyskutowania podczas kolejnej Rady.
10. Paweł Ostrowski przedstawił propozycję Pyrkonu na temat współpracy przy Nagrodzie Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla – powiązanie Nagrody z Pyrkonem. Możliwe są obopólne korzyści: dla Pyrkonu prestiż związany z Nagrodą, dla Nagrody – większe zasięgi, stałe miejsce na ogłoszenie nominacji, druk Antologii. Wywiązała się dyskusja, pojawiły się m.in. argumenty: problemy z terminami regulaminowymi, zysk w kwestiach oszczędności finansowej Związku rzędu 10-11 tys. zł (antologia + stoisko na Targach Książki). Maciej Pitala przedstawił propozycję, że gdyby ogłaszania nominacji miały miejsce na Pyrkonie, to na Targach Książki w Warszawie można zorganizować panel z nominowanymi, co dalej pozwala pojawić się Nagrodzie na Targach, a więc reklamować na innym forum.
11. Maciej Pitala opowiedział o konieczności zmian wizerunkowych ZSFP i Nagrody (strony internetowe, facebookowe, powrót do arkuszy nominacyjnych w książkach itp.). Ponadto przedstawił propozycje, co ZSFP może robić dla klubów członkowskich: KONgres, szkolenia w różnych miastach, wspólny front na imprezach zewnętrznych (patrz Warsaw Comic Con), promocja zagraniczna, stworzenie i pośrednictwo przy „bazie sprzętu”.
12. Z powodu wyczerpania czasu Paweł Ostrowski zakończył zebranie Rady.