Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) rozpoczęło się o
godz. 18:00 dnia 15 października 2021 roku. Posiedzenie odbyło się w ramach konwentu w randze
Polconu “Bachanalia Fantastyczne”. Organizacje członkowskie zostały poinformowane z odpowiednim wyprzedzeniem drogą mailową o terminie i porządku obrad posiedzenia Rady. Jedna organizacja uczestniczyła w zebraniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które zapewniały:
a) transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
b) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której przedstawiciele
stowarzyszeń członkowskich mogli wypowiadać się w toku obrad,
c) wykonywanie osobiście prawa głosu w toku posiedzenia.
Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich ZSFP:
a) Stowarzyszenia Krakowska Sieć Fantastyki,
b) Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki “Avangarda”,
c) Stowarzyszenia Fantasmagoria,
d) Stowarzyszenia Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF,
e) Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach,
f) Zielonogórskiego Klubu Fantastyki Ad Astra,
g) Stowarzyszenia OKF Feniks,
h) Klubu Fantastyki “Druga Era” – elektronicznie.
W związku z osiągnięciem kworum wymaganego statutem, rada posiadała zdolność podejmowania
ważnych uchwał. Posiedzeniu przewodniczył Michał Szymański, Prezes Zarządu ZSFP.
1. Nie wniesiono zastrzeżeń do porządku obrad.
2. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów na protokolanta. Zgłoszono Andrzeja
Ziółkowskiego, Wiceprezesa Zarządu ZSFP. Wybór potwierdzono przez aklamację.
3. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów do komisji skrutacyjnej. Zgłoszono kandydatury Mikołaja Kowalewskiego i Macieja Olczaka. Wybór potwierdzono przez aklamację.
4. Przewodniczący przedstawił sprawozdanie z działalności Zarządu w okresie od ostatniej Rady (tj.
26 czerwca 2021roku) do dnia obrad. Sprawozdanie objęło następujące kwestie:
1) Przedstawienie informacji o pomyślnej aktualizacji informacji o członkach organów
reprezentacji i kontroli ZSFP w KRS;
2) Przedstawienie informacji o planach dokonania zmiany sposobu obsługi rachunku
bankowego ZSFP. Docelowo dostęp do rachunku będą mieli wszyscy członkowie Zarządu,
wypłaty będą jednak wymagały zatwierdzenia przez Prezesa lub Skarbnika;
a) Zarząd pracuje nad zmianą banku prowadzącego konto ZSFP z uwagi na
utrudnioną współpracę z Volkswagen Bank Polska,
b) przeprowadzono krótką dyskusję na temat kandydatów na nowy bank ZSFP,
c) ustalono, że istotnym czynnikiem w procesie wyboru powinna być możliwość
zdalnej obsługi konta przy użyciu możliwie wygodnego systemu bankowości
elektronicznej.
3) Poinformowano o uruchomieniu serwera Discord “Fandom Polski” do komunikacji
pomiędzy władzami ZSFP, jego innymi organami, organizacjami członkowskimi i
społecznością fanów. Serwer działa zgodnie z założeniami;
4) Rozpoczęto realizację projektu Gildie ZSFP. Część gildii rozpoczęła już działanie, inne
potrzebują większej liczby członków (np. Gildia Kwatermistrzów i Gildia Jurystów). Opiekun
Gildii Tutorów Artur Olchowy zgłosił zapotrzebowanie na bardzo początkujących fanów, z
którymi gildia mogłaby konsultować komunikację z grupą docelową.
5. Przewodniczący przeszedł do przedstawienia priorytetowych zadań dla Zarządu ZSFP na najbliższe
miesiące:
1) Poruszono temat planowanej kampanii promocyjnej ZSFP i idei fandomu;
2) Poruszono kwestie finansowania ZSFP:
a) Skarbnik Zarządu, Artur Olchowy, przedstawił plan finansowania działań ZSFP z
projektów dotacyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem projektów unijnych;
3) Wyjaśniono kwestię przeniesienia siedziby ZSFP do Pisza – miasto daje dużo większe
szanse w zakresie pozyskiwania środków z projektów, o których mowa w pkt. 2), niż
Warszawa. Zarząd jest świadom, że z końcem kadencji może być konieczna ponowna
zmiana siedziby;
4) Przyszłoroczny KONgres odbędzie się w Zielonej Górze, głównym organizatorem będzie
Zielonogórski Klub Fantastyki Ad Astra.
6. Przewodniczący zarządził dyskusję nad proponowanymi zmianami w statucie. Ustalono, że
dopuszczenie organizacji innych niż stowarzyszenia do pełnego członkostwa nie jest sprzeczne z
obowiązującym ustawodawstwem.
7. Przewodniczący zarządził głosowanie nad uchwałą o odrzuceniu obowiązującego statutu ZSFP i
przyjęciu nowego, udostępnionego wcześniej do wglądu drogą mailową organizacjom
członkowskim. Uchwała została przyjęta przy 8 głosach za, braku głosów przeciwnych i braku
głosów wstrzymujących się. Zaktualizowana treść statutu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
protokołu.
8. Przewodniczący zarządził głosowanie nad przyjęciem fundacji Historia Vita w poczet członków
zwyczajnych ZSFP. Wniosek został przyjęty przy 8 głosach za, braku głosów przeciwnych i braku
głosów wstrzymujących się.
9. Z uwagi na obecność przedstawiciela Fundacji Historia Vita na posiedzeniu, liczba obecnych
organizacji członkowskich zmieniła się na 9 z 13. Kworum zostało zachowane.
10. Na wniosek Krzysztofa Wójcikiewicza ze Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach Rada przeszła do kolejnego punktu obrad – weryfikacji listy członków ZSFP pod kątem spełnienia wymagań
określonych zapisami § 19 statutu ZSFP. W związku z niespełnieniem tego warunku przez
stowarzyszenie “Wratislavia Fantastica” wnioskowano o skreślenie ww. stowarzyszenia z listy
członków zwyczajnych ZSFP. Wniosek został przy 9 głosach za, braku głosów przeciwnych i braku
głosów wstrzymujących się.
11. Przewodniczący oddał głos Danielowi Wójtowiczowi, przedstawicielowi Fundacji Historia Vita, w
celu przedstawienia kandydatury fundacji na organizatora konwentu w randze Polconu w roku
2022. W ramach prezentacji oraz późniejszej dyskusji ustalono co następuje:
1) Organizowany przez fundację konwent Imladris odbędzie się prawdopodobnie w drugi
weekend października 2022 roku. Organizatorzy są otwarci na możliwość zmiany terminu
ze względu na warunki pandemiczne lub inne nieprzewidziane okoliczności;
2) Planowaną lokalizacją konwentu jest szkoła przy ul. Studenckiej w Krakowie. Budynek jest
w stanie zmieścić do 1000 uczestników, w przypadku większego zainteresowania wstęp na
wydarzenie będzie limitowany;
3) W odległości 10 minut marszu znajduje się ok. 40 obiektów spełniających wymagania
stawiane lokalizacji gali wręczenia Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla.
Fundacja jest w trakcie weryfikowania ich potencjalnej dostępności;
4) Kraków posiada odpowiednią bazę hotelową i gastronomiczną;
5) Fundacja nie zakończyła jeszcze rozmów z władzami ww. szkoły, w związku z czym jej
kandydatura jest warunkowa. Termin potwierdzenia ustalono na 15 listopada 2021 roku.
12. Termin kolejnego posiedzenia Rady Fandomu zostanie ogłoszony w ciągu 14 dni od dnia
potwierdzenia przez Fundację Historia Vita chęci organizacji konwentu w randze Polconu.
13. Nie zgłoszono wolnych wniosków.
14. Na tym obrady zakończono.