Protokół nr 1/12/ZSFP/2021 z posiedzenia Rady Fandomu
Odbytego dnia 11 grudnia 2021 roku w ramach konwentu Nordcon
Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) rozpoczęło się o godz. 11:00 dnia 11 grudnia 2021 roku.
Obecni byli przedstawiciele organizacji członkowskich ZSFP:
- Gdańskiego Klubu Fantastyki
- Klubu Fantastyki „Druga Era”
- Krakowskiej Sieci Fantastyki
- Stowarzyszenia Miłośników Erpegów i Fantastyki SMERF
- Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach
- Zielonogórskiego Klubu Fantastyki Ad Astra
- Fundacji Historia Vita.
W związku z nieosiągnięciem kworum wymaganego statutem, rada nie posiadała zdolności podejmowania ważnych uchwał. Wymienione w protokole głosowanie nad absolutorium dla zarządu ZSFP zostanie powtórzone w innym terminie. Posiedzeniu przewodniczyła Julianna Grefkowicz, Wiceprezes Zarządu ZSFP ds. Nagrody im. Janusza A. Zajdla.
- Posiedzenie rozpoczęto od wyboru protokolanta. Do protokołowania zgłosił się Daniel Wójtowicz z Fundacji „Historia Vita”. Kandydaturę przyjęto przez aklamację.
- Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek obrad:
- Wybór komisji skrutacyjnej
- Sprawozdanie merytoryczne zarządu za okres od rozpoczęcia kadencji do końca 2021
- Sprawozdanie finansowe za okres od rozpoczęcia kadencji do końca 2021
- Głosowanie nad absolutorium dla zarządu
- Informacja o tworzonej bazie wzorów umów dla stowarzyszeń członkowskich i zaprzyjaźnionych
- Informacja o nowym hostingu ZSFP
- Informacja o nowej stronie internetowej Nagrody Zajdla po angielsku
- Informacja o planowanej zmianie w regulaminie Nagrody Zajdla i Polconu
- Wolne wnioski
- Wybór komisji skrutacyjnej:
- Do komisji zgłosili się Marcin Segit, niezrzeszony oraz Radosław Polański z Fundacji „Historia Vita”. Obie kandydatury zostały przyjęte przez aklamację.
- Sprawozdanie merytoryczne zarządu za okres od rozpoczęcia kadencji do końca 2021
- Sprawozdanie znajduje się w załączniku nr 1 do protokołu
- Sprawozdanie finansowe za okres od rozpoczęcia kadencji do końca 2021
- Sprawozdanie znajduje się w załączniku nr 2 do protokołu
- Bogusław Gwozdecki z Gdańskiego Klubu Fantastyki zwrócił uwagę, że w tym roku Związek nie musiał płacić kosztów druku antologii zajdlowej dzięki szczodrości wydawnictwa MAG.
- Głosowanie nad absolutorium dla zarządu: 6 głosów za, 1 wstrzymujący się
- Informacja o tworzonej bazie wzorów umów dla stowarzyszeń członkowskich i zaprzyjaźnionych
- Przewodnicząca poinformowała o pracach zarządu i Pawła Ostrowskiego nad stworzeniem ogólnodostępnej bazy wzorów umów oraz poprosiła zebrane kluby o przesłanie zanonimizowanych wzorów umów na adres zarzad@fandom.org.pl.
- Informacja o nowym hostingu ZSFP
- Zarząd zakupił nowy hosting w celu ujednolicenia sposobu trzymania stron Nagrody Zajdla, Polconu i ZSFP w sieci, a również na potrzeby Gildii Archiwistów.
- Informacja o nowej stronie internetowej Nagrody Zajdla po angielsku
- Przewodnicząca poinformowała Radę o stanie prac nad stroną Nagrody Zajdla w języku angielskim, jak również pokazała modelowy wygląd strony. Prace są na ukończeniu, zarząd ma nadzieję, że strona będzie dostępna online na początku 2022 roku.
- Informacja o planowanej zmianie w regulaminie Nagrody Zajdla i Polconu
- Przewodnicząca poinformowała Radę o planowanej zmianie regulaminu mającej na celu zwiększenie ilości odbywających się Forów Fandomu w ciągu roku z jednej do minimum jednej rocznie.
- Wolne wnioski
- Wobec braku wolnych wniosków przewodnicząca zamknęła Radę Fandomu.
NieForum
Posiedzenie Forum Fandomu rozpoczęło się o godz. 12:00 dnia 12 grudnia 2021 roku.
Posiedzenie odbyło się w ramach konwentu Nordcon.
W posiedzeniu wzięli udział uczestnicy konwentu Nordcon.
Posiedzeniu przewodniczyła Julianna Grefkowicz, Wiceprezes Zarządu Związku Stowarzyszeń „Fandom” Polski (dalej: ZSFP) ds. Nagrody im. Janusza A. Zajdla.
- Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek obrad:
- Informacja o planowanej zmianie w regulaminie Nagrody Zajdla i Polconu
- Prezentacja KONgresu 2022
- Prezentacja Imladrisu Polconu 2022
- Informacja o tworzonych procedurach zapobiegawczych przeciwko przemocy seksualnej na konwentach
- Informacja o projekcie stworzenia międzynarodowej antologii opowiadań we współpracy z hiszpańskim fandomem
- Dyskusja na temat pomysłów w sprawie ogłoszenia nominacji do Nagrody Zajdla na Pyrkonie
- Dyskusja na temat pomysłów w sprawie turnieju klubów – nowego elementu Polconu
- Wolne wnioski
Nie wniesiono zastrzeżeń do porządku obrad.
- Przewodnicząca poprosiła o wystąpienie Arkadiusza Sobańskiego (ZKF Ad Astra), koordynatora głównego KONgresu 2022. Koordynator przedstawił datę konwentu – 1-3 kwietnia 2022 oraz wstępną lokalizację.
- Przewodnicząca poprosiła o wystąpienie Julię Kumecką oraz Radosława Polańskiego (Fundacja “Historia Vita”), koordynatorów Imladrisu Polconu 2022:
- Formalni organizatorzy tegorocznej edycji to Fundacja „Historia Vita” jako organizator główny i Stowarzyszenie Krakowska Sieć Fantastyki jako współorganizator
- Przedstawiono historię konwentu i jego obecną formę
- Przedstawiono powody, dla których Fundacja postanowiła ubiegać się o organizację Polconu (jubileuszowa edycja Imladrisu, 20. rocznica ostatniego Polconu w Krakowie, Kraków jako istotny ośrodek kulturalny, okazja do zintegrowania krakowskiego środowiska fantastów)
- Proponowana data: 11-13 listopada 2022. Organizatorzy zdają sobie sprawę z ryzyka epidemicznego. Odbyły się rozmowy ze szkołą na temat potencjalnych zabezpieczeń. Fakt, że 11 listopada jest wolnym od pracy piątkiem, pozwoli na wydłużenie czasu trwania konwentu
- Lokalizacja główna: XLII LO w Krakowie
- Trwają dyskusje o współpracy z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Krakowie (obaj organizatorzy mają historię owocnej współpracy z tą instytucją)
- Rozważana lokalizacja dodatkowa – Małopolski Ogród Sztuki
- Proponowane puby konwentowe – Classic Rock Club Kraków lub R’lyeh Cafe (lokalizacja mniej preferowana ze względu na odległość od XLII LO)
- Rozważane lokalizacje dla gali wręczenia Nagrody im. Janusza A. Zajdla:
- Teatr Groteska – dwie sale spełniające wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
- Akademia Sztuk Teatralnych w Krakowie – jedna sala spełniająca wymagania, 5 minut piechotą od XLII LO
- Aula Wydziału Polonistyki UJ przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
- Aula Uniwersytetu Pedagogicznego przy ul. Ingardena – 10 minut piechotą od XLII LO
- Limit uczestników – 1000 osób, może ulec zmianie ze względu na regulacje pandemiczne
- Baza noclegowa – 30 000 miejsc dostępnych na terenie Krakowa. Trwają rozmowy z akademikami AGH. Nocleg w salach na terenie konwentu nie jest planowany.
- Przedstawiono koordynatorów działów
- Przedstawiono proponowane ceny akredytacji z zastrzeżeniem, że mogą się one zmienić ze względu na inflację:
- Preakredytacja
- Pełna – 75 PLN
- Smoczy mecenat (wsparcie konwentu + pełna akredytacja + gadżety) – powyżej 100 PLN
- Wspierająca – 20 PLN
- W dniu imprezy (może być niedostępna w przypadku wyczerpania limitu miejsc):
- Pełna – 85 PLN
- Piątek – 40 PLN
- Sobota – 50 PLN
- Niedziela – 30 PLN
- W odpowiedzi na pytanie o wpłatę na Fundusz Nagrody zadeklarowano, że z każdej pełnej akredytacji zostanie przekazane 5 PLN, podobnie jak w poprzednich latach na płatnych imprezach
- Preakredytacja
- Maciej Górczas zadał pytanie o to, czy konwent planuje zapraszać gości honorowych, a jeśli tak – czy będą oni poddawani pod głosowanie. Organizatorzy Imladrisu odpowiedzieli, że wstępnie planują dotrzymać tej tradycji polconwej. Jeśli zgłoszą gości honorowych, zostaną oni poddani pod głosowanie na Radzie Fandomu.
- Przewodnicząca poinformowała zgromadzonych o pracach zarządu ZSFP nad stworzeniem procedur zapobiegawczych przeciwko przemocy seksualnej na konwentach, a także poprosiła o zgłaszanie tego typu zaistniałych przypadków (również w formie anonimowej) do zarządu ZSFP, by ten miał lepszy ogląd na sprawę.
- Przewodnicząca poinformowała uczestników o planach stworzenia międzynarodowej antologii opowiadań w celu promocji polskiego fandomu i literatury fantastycznej za granicą we współpracy z hiszpańskim konwentem Celsius 232 (Ian Watson i Cristina Macia). Tłumaczonym polskim opowiadaniem byłoby zwycięskie opowiadanie zajdlowe za rok poprzedni. Zarząd ZSFP nie posiada mocy przerobowych na koordynację tak dużego projektu, zgłoszone zostało więc zapotrzebowanie na koordynatorów i tłumaczy. Do koordynacji projektu zgłosił się Marcin “Dredu” Regulski.
- Przewodnicząca poprosiła Andrzeja Ziółkowskiego, wiceprezesa ZSFP ds. Polconów o przedstawienie problematyki i poprowadzenie dyskusji na temat ogłoszenia nominacji do Nagrody Zajdla na Pyrkonie 2022:
- Organizatorzy Pyrkonu zaproponowali ogłoszenie nominacji na letniej scenie Pyrkonu, jednak wtedy potrzebne byłyby dodatkowe atrakcje w celu zachęcenia ludzi do udziału w ogłoszeniu
- Zasugerowano czytanie poprzednich zwycięskich utworów przez znane osoby
- Padło pytanie o plany awaryjne ogłoszenia nominacji w wypadku odwołania Pyrkonu z powodów pandemicznych. W takiej sytuacji ogłoszenie odbędzie się online w terminie Pyrkonu.
- Przewodnicząca przedstawiła pomysł na przeprowadzenie Turnieju Klubów w ramach Imladrisu Polconu 2022. Uczestnicy zostali poproszeni o przedstawienie pomysłów na formę i konkurencje turnieju:
- Pojawiła się sugestia, by zwycięski klub został organizatorem kolejnej edycji Turnieju
- Organizatorzy Imladrisu chcą przeprowadzić wersję pilotażową Turnieju póki co na relatywnie małą skalę
- Wolne wnioski:
- Adam Ustynowicz, twórca filmu o Stanisławie Lemie poprosił obecnych zgromadzonych o kontakt do organizacji zajmujących się fantastyką w Polsce w celu promocji swojego filmu i materiałów z nim związanych. Adres kontaktowy: adam@ustynowicz.eu
- Maciej Górczas zawnioskował do zarządu ZSFP o publikowanie informacji na temat działań Związku na fandomowej liście mailingowej jako dodatek do Facebookowego fanpage’a oraz Discorda, by starsi fani również mieli dostęp do informacji.
- Wobec braku kolejnych wolnych wniosków, przewodnicząca zakończyła spotkanie.