W dniu 21.08.2015 r. Rada rozpoczęła obrady o godz. 20.00. Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich:
- ZKF Ad Astra
- Śląski Klub Fantastyki
- Mińska Gildia Fantastyki
- Gdański Klub Fantastyki
- Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda”
- KF Druga Era
- Stowarzyszenie Vratislavia Fantastica
Przewodniczył Bogusław Gwozdecki, protokołowała Iga Zuchmantowicz.
1. Bogusław Gwozdecki odczytał sprawozdanie z działalności ZSFP przesłane przez Pawła Ostrowskiego:
Ogłoszenie Nominacji do Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla odbyło się wyjątkowo we Wrocławiu. Współorganizatorami byli organizatorzy Polconu 2016. Na plus należy zapisać lokalizację i oprawę, na minus, słabszą od oczekiwanej frekwencję. Nie przewidujemy raczej ogłaszania Nominacji w mieście goszczącym Polcon (o czym dalej).
Nie odbyły się firmowane przez ZSFP Warsztaty Konwentorobów, co nie oznacza, że fandom się nie szkolił. Własne szkolenia prowadzili organizatorzy Polconu 2016, ponadto inicjatywę w tym zakresie wykazuje środowisko krakowskie, i zapotrzebowania na pomoc lub wsparcie ze strony ZSFP nie było. Tym niemniej Związek nadal myśli o organizowaniu warsztatów, jeżeli będzie takie zapotrzebowanie.
Problemem nierozwiązanym w roku 2016 była rzadko i z opóźnieniem aktualizowana strona Zajdla.
Polcon 2016 zapisał się miłym akcentem, drugi rok z rzędu do ZSFP przystąpiło nowe stowarzyszenie – w tym roku do ZSFP dołączyło stowarzyszenie Fantasmagoria z Gniezna. Nie obyło się niestety bez małego zgrzytu związanego z problemem z oddawaniem głosów z nominacji wspierających, ale został on sprawnie i szybko rozwiązany. Na Polconie przyjęto szereg zmian do Regulaminu Polconu i Nagrody. Kwota z akredytacji, zapowiadana przez organizatorów, wyniesie około 4.000 zł.
W listopadzie ZSFP złożyło dwa wnioski o dofinansowanie do Ministra Kultury, w ramach programów zarządzanych przez Instytut Czytelnictwa. Ze strony związku, pracę nad wnioskami nadzorowała Ela Gepfert, natomiast ogromne podziękowania należą się Edycie Muł-Pałka za wielki wkład pracy. Wnioski złożono do programów:
– promocja czytelnictwa – dla działań związanych z Nagrodą, w tym m. in. promocję Nagrody na targach książki, na konwentach, oraz na spotkaniach w mniejszych ośrodkach, na kwotę 62.800 zł.
– literatura – wydanie poezji Janusza A. Zajdla, na kwotę 20.000 zł.
Publikacja wyników ma nastąpić do końca stycznia.
W dniach 1-4 grudnia, ZSFP obecny był na Targach Książki we Wrocławiu. Poza rozdawaniem ulotek o Nagrodzie i Polconie, publikacji Polconowych i Zajdlowych, książki podpisywali Jakub Ćwiek i Krzysztof Piskorski, odbyło się kilka punktów programu publicystycznego oraz atrakcje dla dzieci, jak malowanie twarzy. Zainteresowanie było spore, przy czym duża część odwiedzających targi była zainteresowana fantastyką, czy wręcz wiedziała o Nagrodzie i była na Polconie.
Odnośnie planów na rok 2017:
– w styczniu będzie ustalany zakres obecności ZSFP ze stoiskiem zajdlowym na Targach Książki w Warszawie, oraz powiązane z nim ogłoszenie Nominacji (tuż przed targami lub na samym początku targów, ale nie na nich);
– musimy mocno przypominać, że od 2017 głosujemy już od lutego, za to tylko do kwietnia;
– uczestnictwo w innych targach książki i program spotkań uzależniony będzie od dofinansowania Ministra, natomiast swoją drogą będzie się odbywać promocja Nominacji na konwentach;
– trzeba intensywniej popracować nad sponsorami/partnerami dla Nagrody, jeżeli trudno znaleźć jednego sponsora strategicznego dla Nagrody, może skuteczniejszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się do wydawnictw – o mniejsze kwoty czy też pokrycie niektórych kosztów związanych z uczestnictwem na targach książki, jako pośrednio promowanie polskiej fantastyki;
– trzeba się zająć stroną zajdlową i zorganizować jej częstszą aktualizację i wprowadzenie „zaległych” treści;
– wyzwaniem będzie zaprojektowanie wspólnego logo Polconów oraz towarzyszącego tzw. brand booka, określającego zasady identyfikacji wizualnej dla kolejnych edycji imprezy. Jeżeli zorganizować otwarty konkurs, wówczas trzeba się liczyć z kosztem minimum około 5000 zł, ale taka kwota przyciągnie profesjonalnych grafików i powinna gwarantować poziom prac;
– no i oczywiście Polcon, wsparcie dla organizatorów, ponadto – wybory władz związku na następną kadencję.
2. Maciej Pitala zgłosił zastrzeżenia do sprawozdania z działalności w zakresie Warsztatów Konwentorobów. Wywiązała się dyskusja. Maciej Pitala poprosił o dofinansowanie warsztatów organizowanych w Krakowie.
3. Skarbnik ZSFP Bogusław Gwozdecki złożył sprawozdanie o stanie konta ZSFP.
- Stan konta: 34 966,46 zł
- Wpływy: 8 547,00 zł, w tym: 387,00 zł na Nagrodę Zajdla od Polconu 2015, 8 160,00 zł na Nagrodę Zajdla od Polconu 2016
- Wydatki: 8 762,48 zł, w tym: 6 925,80 zł na Antologię 2016, 250,00 zł na wieniec dla Lucka, 1 202,05 zł na korespondencję (głównie na wysyłkę Antologii), 270,60 zł na dyplomy do Nagrody Zajdla, 114,03 zł na materiały biurowe
- W tym roku będą rozliczone jeszcze wydatki Eli Gepfert z Targów Książki we Wrocławiu.
4. Piotr Cholewa pochwalił inicjatywę Smokopolitan na Euroconie w Barcelonie.
5. Dyskusja na temat pozyskiwania środków z Ministerstwa Kultury oraz Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz metod promocji polskiej fantastyki w Europie. Marcin Kłak przedstawił informacje o inicjatywie włosko-hiszpańskiej, polegającej na publikacji zbiorów opowiadań zawierających zwycięzcę konkursów ogólnokrajowych w krajach partnerskich oraz potencjalnym uczestnictwie w niej Polski.
6. Piotr Cholewa zwrócił uwagę na problemy ze stroną internetową Nagrody.