Rada Fandomu, 1 września 2023

Protokół nr 1/9/ZSFP/2023 z posiedzenia Rady Fandomu

odbytego dnia 1 września 2023 roku, w Łodzi

Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) odbyło się dnia 1 września 2023 roku w ramach konwentu Kapitularz 2023, odbywającego się w randze Polconu, z obustronną transmisją na kanale „sala-panelowa” serwera Discord Fandom Polski. Organizacje członkowskie zostały poinformowane z odpowiednim wyprzedzeniem drogą mailową o terminie i porządku obrad posiedzenia Rady. 

Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich ZSFP:

1. Klubu Fantastyki “Druga Era”,
2. Stowarzyszenia Krakowska Sieć Fantastyki,
3. Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki „Mińska Gildia Fantastyki”
4. Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki “Avangarda”,
5. Stowarzyszenia Fantasmagoria,
6. Stowarzyszenia Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF,
7. Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach,
8. Zielonogórskiego Klubu Fantastyki “Ad Astra”,
9. Fundacji “Historia Vita”,
10. Stowarzyszenia Miłośników Gier i Fantastyki “Thorn”,
11. Stowarzyszenia Orkon Konwent Larpów Terenowych.

W związku z osiągnięciem kworum wymaganego statutem rada posiadała zdolność podejmowania ważnych uchwał. Posiedzeniu przewodniczył Michał Szymański, Prezes Zarządu ZSFP. 

1. Nie wniesiono zastrzeżeń do porządku obrad.
2. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów na protokolanta. Zgłoszono Magdę Włochacz, Wiceprezeskę ZSFP. Wybór potwierdzono przez aklamację.
3. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów do komisji skrutacyjnej. Zgłoszono Marcina Segita i Krzysztofa Bortela. Kandydatury zostały przyjęte przez aklamację.
4. Przewodniczący dokonał przeglądu organizacji członkowskich i ich obecności na kolejnych posiedzeniach Rady Fandomu. Stowarzyszenie Orkon Konwent Larpów Terenowych wyraziło skruchę względem swojej nieobecności. 
5. Lubiński Klub Fantastyki Ostatnie Przymierze wyraził chęć przystąpienia do ZSFP. Przedstawiciel Klubu opowiedział o jego działalności. Kandydatura została przyjęta przez aklamację. 
6. Stowarzyszenie Klub Miłośników Fantastyki „Biały Kruk” wyraziło chęć przystąpienia do ZSFP. Przedstawiciel stowarzyszenia opowiedział o jego działalności. Kandydatura została przyjęta przez aklamację. 
7. Wiceprezeska ds. Nagrody  Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla (dalej: Nagrody) ZSFP Julianna Grefkowicz przedstawiła informację dotyczącą sugerowanych zmian w Regulaminie przyznawania Nagrody. Wyjaśniła problemy z istniejącą składką nominacyjną. Przedstawiła sugestię, aby nominowanych ograniczyć wyłącznie do uczestników Polconów oraz osób, które wpiszą się na listę nominujących.
   1. Krzysztof Bortel zwrócił uwagę, że w regulaminie Kapitularza już funkcjonuje zapis o przekazywaniu danych osobowych uczestników do ZSFP w tym kontekście. 
   2. Bartek Stalewski zauważył, że obowiązek zbierania danych nie powinien leżeć na organizatorze Polconu a na ZSFP i że jest to kwestia, którą można każdorazowo ustalać z kolejnymi organizatorami. Zasugerował zapis, żeby chęć zostania nominowanym mogła być zgłaszana na zasadach określonych przez Wiceprezesa ds. Nagrody, bo to jego kompetencje.
   3. Potwierdzono, że do grona uprawnionych do nominowania wpisują się z automatu osoby, które wykupiły akredytację wspierającą. 
   4. W kontekście nominacji organizator Polconu nie powinien dopuszczać możliwości zakupu wielu akredytacji przez jednego uczestnika.
   5. Paulina Mikołajczyk zwróciła uwagę, że niezależnie od zgody na przetwarzanie danych nie możemy się skontaktować z tymi osobami, bo nie wyraziły zgody na kontakt.
   6. Artur Olchowy zasugerował stworzenie szablonu regulaminu dla Polconów, uwzględniającego newralgiczne kwestie przetwarzania danych osobowych. 
   7. Zasugerowano, aby uwzględnić stoisko Nagrody na Polconach, aby mogły się dopisać osoby, które nie zostawiły swoich danych w ramach akredytacji.
   8. Ustalono, że prawo do nominowania będzie miał każdy uczestnik Polconu w ciągu ostatnich 3 lat. 
   9. Dodano zapis, że uprawnionymi do nominowania są także członkowie organizacji zrzeszonych w ZSFP. 
8. Poruszono temat pozostałych zmian w regulaminie Nagrody:
   1. Zaproponowano ograniczenie, aby nominowane mogły być nie więcej jak 2 utwory danego autora. 
   2. W powyższym kontekście utwory napisane przez kilku autorów traktuje się jak utwór innego autora. 
9. Przedstawiciele Stowarzyszenia Miłośników Gier i Fantastyki “Thorn”, Andrzej Ziółkowski i Krzysztof Świątek zaprezentowali informacje dot. Polconu 2024, który odbędzie się w ramach Coperniconu.
10. Poruszono temat Polconu 2025. Nie zgłosiła się organizacja chętna do realizacji wydarzenia. Wstępną deklarację złożył Artur Dzikowy, proponując organizację wydarzenia w miejscowości Jabłoń k. Pisza. Zwrócił jednak uwagę na brak lokalnych struktur w regionie, które mogłyby pomóc w organizacji. 
11. Ogłoszono, że wybory Zarządu ZSFP odbędą się w dniach 1-17 marca w Gnieźnie, w ramach KONgresu. 
12. Poruszono temat stoiska fandomu na Worldconie w Glasgow w 2024 roku. W toku dyskusji ustalono, że od stoisk się odchodzi, padła sugestia o przygotowaniu imprezy lub punktów programu. Zarząd zobowiązał się do wysłania maili do organizacji członkowskich z propozycją przygotowania programu.
13. Na tym obrady zakończono.