Prowadzący Piotr Mazurowski przedstawił proponowany porządek obrad:
– Sprawozdanie z działalności ZSFP,
– Sprawozdanie z Polconu 2016,
– Przedstawienie informacji o Polconie 2017,
– Kalendarium imprez,
– Wolne wnioski.
1. Bogusław Gwozdecki odczytał sprawozdanie z działalności ZSFP przesłane przez Pawła Ostrowskiego:
Ogłoszenie Nominacji do Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla odbyło się wyjątkowo we Wrocławiu. Współorganizatorami byli organizatorzy Polconu 2016. Na plus należy zapisać lokalizację i oprawę, na minus, słabszą od oczekiwanej frekwencję. Nie przewidujemy raczej ogłaszania Nominacji w mieście goszczącym Polcon (o czym dalej).
Nie odbyły się firmowane przez ZSFP Warsztaty Konwentorobów, co nie oznacza, że fandom się nie szkolił. Własne szkolenia prowadzili organizatorzy Polconu 2016, ponadto inicjatywę w tym zakresie wykazuje środowisko krakowskie, i zapotrzebowania na pomoc lub wsparcie ze strony ZSFP nie było. Tym niemniej Związek nadal myśli o organizowaniu warsztatów, jeżeli będzie takie zapotrzebowanie.
Problemem nierozwiązanym w roku 2016 była rzadko i z opóźnieniem aktualizowana strona Zajdla.
Polcon 2016 zapisał się miłym akcentem, drugi rok z rzędu do ZSFP przystąpiło nowe stowarzyszenie – w tym roku do ZSFP dołączyło stowarzyszenie Fantasmagoria z Gniezna. Nie obyło się niestety bez małego zgrzytu związanego z problemem z oddawaniem głosów z nominacji wspierających, ale został on sprawnie i szybko rozwiązany. Na Polconie przyjęto szereg zmian do Regulaminu Polconu i Nagrody. Kwota z akredytacji, zapowiadana przez organizatorów, wyniesie około 4000 zł.
W listopadzie ZSFP złożyło dwa wnioski o dofinansowanie do Ministra Kultury, w ramach programów zarządzanych przez Instytut Czytelnictwa. Ze strony związku, pracę nad wnioskami nadzorowała Ela Gepfert, natomiast ogromne podziękowania należą się Edycie Muł-Pałka za wielki wkład pracy. Wnioski złożono do programów:
– promocja czytelnictwa – dla działań związanych z Nagrodą, w tym m. in. promocję Nagrody na targach książki, na konwentach, oraz na spotkaniach w mniejszych ośrodkach, na kwotę 62.800 zł.
– literatura – wydanie poezji Janusza A. Zajdla, na kwotę 20.000 zł.
Publikacja wyników ma nastąpić do końca stycznia.
W dniach 1-4 grudnia, ZSFP obecny był na Targach Książki we Wrocławiu. Poza rozdawaniem ulotek o Nagrodzie i Polconie, publikacji Polconowych i Zajdlowych, książki podpisywali Jakub Ćwiek i Krzysztof Piskorski, odbyło się kilka punktów programu publicystycznego oraz atrakcje dla dzieci, jak malowanie twarzy. Zainteresowanie było spore, przy czym duża część odwiedzających targi była zainteresowana fantastyką czy wręcz wiedziała o Nagrodzie i była na Polconie.
Odnośnie planów na rok 2017:
– w styczniu będzie ustalany zakres obecności ZSFP ze stoiskiem zajdlowym na Targach Książki w Warszawie oraz powiązane z nim ogłoszenie Nominacji (tuż przed targami lub na samym początku targów, ale nie na nich);
– musimy mocno przypominać, że od 2017 głosujemy już od lutego, za to tylko do kwietnia;
– uczestnictwo w innych targach książki i program spotkań uzależniony będzie od dofinansowania Ministra, natomiast swoją drogą będzie się odbywać promocja Nominacji na konwentach;
– trzeba intensywniej popracować nad sponsorami/partnerami dla Nagrody, jeżeli trudno znaleźć jednego sponsora strategicznego dla Nagrody, może skuteczniejszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się do wydawnictw – o mniejsze kwoty czy też pokrycie niektórych kosztów związanych z uczestnictwem na targach książki, jako pośrednio promowanie polskiej fantastyki;
– trzeba się zająć stroną zajdlową i zorganizować jej częstszą aktualizację i wprowadzenie „zaległych” treści;
– wyzwaniem będzie zaprojektowanie wspólnego logo Polconów oraz towarzyszącego tzw. brand booka, określającego zasady identyfikacji wizualnej dla kolejnych edycji imprezy. Jeżeli zorganizować otwarty konkurs, wówczas trzeba się liczyć z kosztem minimum około 5000 zł, ale taka kwota przyciągnie profesjonalnych grafików i powinna gwarantować poziom prac;
– no i oczywiście Polcon, wsparcie dla organizatorów, ponadto – wybory władz związku na następną kadencję.
2. Skarbnik ZSFP Bogusław Gwozdecki złożył sprawozdanie o stanie konta ZSFP.
- stan konta: 34 966,46 zł
- wpływy: 8 547,00 zł, w tym: 387,00 zł na Nagrodę Zajdla od Polconu 2015, 8 160,00 zł na Nagrodę Zajdla od Polconu 2016
- wydatki: 8 762,48 zł, w tym: 6 925,80 zł na Antologię 2016, 250,00 zł na wieniec dla Lucka, 1 202,05 zł na korespondencję (głównie na wysyłkę Antologii), 270,60 zł na dyplomy do Nagrody Zajdla, 114,03 zł na materiały biurowe. W tym roku będą rozliczone jeszcze wydatki Eli Gepfert z Targów Książki we Wrocławiu.
3. Z powodu nieobecności przedstawicieli organizatorów Polconu 2016 sprawozdanie nie zostało złożone. Maciej Pitala zasygnalizował problem ze zwrotami za akredytację dla twórców punktów programu oraz poprosił, aby ZSFP wystosowało pismo z prośbą o wyjaśnienie, gdyż taka sytuacja może wpływać na wizerunek innych Polconów.
4. Michał Cholewa zadał pytanie odnośnie kanałów przekazania informacji o laureacie Nagrody w 2016 roku. Wywiązała się dyskusja. Padł pomysł zwrócenia się do wydawnictw wydających polską fantastykę o umieszczenie na ostatnich stronach wydawanych książek informacji o Nagrodzie. Kamil Kacperak zgłosił się jako osoba, która przygotuję grafikę w celu przesłania wydawcom.
5. Po raz kolejny pojawiła się propozycja skodyfikowania tzw. dobrych praktyk dotyczących organizacji oraz współpracy związanych z Polconami oraz Nagrodą.
6. Piotr Banach odczytał informację od organizatorów Polconu 2017:
Na Sylwestra pojawi się zamiast obecnej wizytówki pełna strona internetowa Polconu. Będzie na niej trochę różnych informacji, mam też nadzieję, że pierwsze niespodzianki. 1 stycznia startują przedpłaty. Będą one wyglądać następująco:
AKREDYTACJA
Pełna (zł):
50 – 01.01. – 28.02.2017
60 – 01.03. – 30.04.2017
70 – 01.05. – 31.06.2017
80 – od 01.07Wspierająca (zł): 20
Dziecięca (zł):
0 zł – 0-6 lat
50% – 7-12 latJednodniowa (zł):
40 – czwartek
50 – piątek
50 – sobota
30 – niedzielaNie planujemy zniżek dla twórców programu, aczkolwiek z opłat będą zwolnieni goście programu i goście honorowi. Natomiast pozostali twórcy otrzymają prezent niespodziankę.
7. Klaudia Heintze przedstawiła Eurocon 2017.
8. W ramach wolnych wniosków Maciej Pitala przedstawił pomysł stworzenia podręcznika organizacji konwentów oraz zaprosił chętnych do udziału w projekcie.